Notulen Algemene Ledenvergadering Harlemlakers 14 oktober 2020 (digitaal via MS Teams)

Aanwezigen bestuur: Peter Haarms (voorzitter), Francois Tabak (algemeen bestuurslid), Tobias Draak (secretaris), Jordy Laarman (penningmeester) (notulen), Michael Laarman (vicevoorzitter), Bas Broerse, Massoud Bourjouane en Brord Brugman (allen TC).
Verdere aanwezigen: Martien Roodenburg (H5 en kascommissie), Erwin van der Veen (ouder Samuel van der Veen U16-2), Rene Vlaanderen (coach H1), Luuk Slond (H1), Filiz Ayan (ouder Can Toprak U14-2), Edwin Baars (H5), Jeroen Jacobs (ouder Cas Jacobs U18-1), Niek Heering (scheidsrechter), Gerlanda Crijns (coach en ouder Nikki van Wees VU16), Ron Driessen (recreant/H7), Maria Lopes (ouder Caine Nicolina U18-2), Mark van Dorp (ouder Joshua van Dorp U18-2), Claire Baichere (ouder Ornelle Macniven U12), Andy Laarman (U22-2), Pieter van Blaricon (speler H5, coach U18-2), Pieter Klomp (ouder Olivier Klomp U18-2), Dalal Bourjouane (speelster D1, coach U12) Afzeggingen: Wybo Jurgens, Merel Heering, Siran Simonian, Wytse Goud, Tugba Cetin

Opening
De vergadering wordt om 20.00 uur geopend met een welkomstwoord van de voorzitter, welke alle aanwezigen dankt voor hun komst. De voorzitter legt de werking van de vergadering uit en bespreekt de agenda. Er wordt gestart met een korte voorstelronde waarin iedereen toelicht welke rol in de vereniging hij of zij heeft.
Er wordt stilgestaan bij het feit dat de ALV voor het eerst in digitale vorm is. Dit uiteraard ten gevolge van de maatregelen vanwege het coronavirus. Verder in de vergadering zal dit onderwerp en de gevolgen hiervan nog vaker aan bod komen. Door de digitale vergadering zijn er wel meer aanwezigen dan in lange tijd het geval is geweest, iets wat vorig jaar een van de genoemde aandachtspunten was. Dus grote dank voor deze opkomst aan alle aanwezigen!

Notulen ALV 16 oktober 2020
De voorzitter bespreekt kort de notulen van de ledenvergadering van verleden jaar door, en informeert of hier nog vragen over zijn. De notulen van de Algemene Ledenvergadering van 16 oktober 2019 worden ongewijzigd vastgesteld.

Jaarverslag seizoen 2019-2020
De voorzitter verklaart de visie, missie en ambitie van Harlemlakers nader, en legt de manier waarop de club in elkaar steekt uit, maar ook hoe de transitie de afgelopen jaren is verlopen qua instroom en invulling van de teams. ‘Waar staat de vereniging ten opzichte van deze visie en missie?’; deze vraag wordt beantwoord in het jaarverslag van het seizoen 2019-2020, en deze zal puntsgewijs worden toegelicht in de vergadering.

Onderdeel van de visie is dat we oog hebben voor eventuele samenwerkingen in de regio. Dit omdat we in een regio zitten waarin veel andere verenigingen zijn die zich ook richten op het spelen van basketball op kwalitatief hoog niveau. Sinds maart zijn we daarom een samenwerking aangegaan met Basketball Academy Amsterdam. Dit is een onderdeel vanuit het Calandlyceum die zich richt op het ontwikkelen van basketballers die ook op deze school zitten. Omdat we grotendeels gemeenschappelijke ambities hebben, zijn we samen verder gegaan. Dit geeft de vereniging meer mogelijkheden in de leeftijdsklassen van de middelbare school, en een aantal nieuwe coaches en kaderleden. Brord Brugman (origineel van Harlemlakers, nu ook van BAA) en de nieuwe TC bestaande uit Bas Broerse en Massoud Bourjouane hebben veel werk gedaan om deze samenwerking te smeden, waarvoor grote hulde!

Een tweede samenwerking die we verder hebben uitgebreid is die met Basketball ‘sCool, elke zaterdagochtend in hal 2, die de instroom van de jongste jeugd faciliteert. Michael Hoffman heeft hier veel werk aan.

Dan het punt dat ons allemaal, en helaas ook Harlemlakers, al lang bezighoudt: de coronacrisis en al zijn gevolgen. Helaas is alles stil komen te leggen vanaf half maart, het seizoen kon daarom niet volledig worden afgemaakt. Vanaf juni was het weer mogelijk om buiten aan de slag te gaan op de baskets die zijn neergezet bij het Calandlyceum. De vereniging wil hiervoor het Calandlyceum nog bedanken voor de medewerking hierin. Uiteindelijk kon er in augustus toch weer, vrijwel volledig, gestart worden. Maar met de actuele maatregelen (van 13 oktober) moeten er weer activiteiten worden stilgelegd.
We wachten met spanning af hoe dit zich verder ontwikkelt. Michael Laarman is vanuit het bestuur de coördinator coronazaken, belast met het doorvoeren van de overheidsmaatregelen en het informeren van de leden.

Sportief gezien waren er helaas geen grote prestaties te vieren: de enige mogelijke kampioenen konden dit niet voltooien vanwege het stilgelegde seizoen. Wel moet worden stilgestaan bij de kwantitatieve en kwalitatieve groei van de club. Naast het team in de Promotiedivisie, zijn er inmiddels twee herenteams in de Tweede Divisie en een in de 1e klasse. Samen met een bestaand en een nieuw herenteam + een damesteam zijn er in seizoen 2020-2021 nu 7 seniorenteams. Dit is een ongekend sterk en brede seniorenlijn.
Verder is het aantal U12-teams ook gegroeid, en is er na een korte start vorig seizoen, nu een vast U16-team voor meisjes. Enkel aandachtspunt zijn de U16-1 en U18-1, die het lastig hebben om zich op het landelijke niveau te handhaven.

De groei zorgt er wel voor dat we tegen de grenzen aanlopen van wat mogelijk is. Met name qua extra zaalhuur, deze is helaas vrijwel niet meer beschikbaar in de omgeving. Verder qua aantal coaches die beschikbaar zijn om de teams te bemensen, zonder teveel beroep te doen op de huidige groep coaches. Voor beide punten geldt dat de samenwerking met Basketball Academy Amsterdam hier wel in kan helpen.

Centraal in de missie staat het individuele vlak: de talentontwikkeling bij spelers, scheidsrechters en coaches en het faciliteren van deze ontwikkeling. Dit maakt het zo fijn om in de hal te kijken en te zien wat voor ontwikkeling er is bij de spelers. Daarop mogen we met recht trots zijn. Ook de scheidsrechters staan op een hoog niveau, met name de landelijk fluitende scheidsrechters die al jaren beschikbaar staan, dank daarvoor aan deze groep scheidsrechters! Verder hebben we een mooie mix aan coaches, waaronder een heel aantal aan jonge coaches uit de eigen vereniging. Dit is ook de visie van de vereniging; dat er jonge, enthousiaste mensen de kans moet worden gegeven om zich te bewijzen.

Een aandachtspunt, welke ook vorig jaar nadrukkelijk is benoemd, is de staat van de Calandhal. Deze kan nog verbeteren qua onderhoud, en hetzelfde geldt voor de positiviteit in het wederzijds contact met het beheer. Indien dit naar het hogere niveau kan worden gebracht, hebben we helemaal een prachtige accommodatie. Vanuit het bestuur wordt er regelmatig gesproken met het beheer en de gemeente over aandachtspunten en onze wensen.

De voorzitter schetst in grote lijnen de financiële situatie, de penningmeester zal deze zo nader toelichten. Er wordt benadrukt dat alle kaderleden enkel vrijwilligers zijn die dit doen als liefhebberij, en dat er daarom de steun nodig is van de hele vereniging. De sponsoren worden uiteraard ook genoemd: het zijn er in aantal helaas niet veel, omdat er in alle eerlijkheid niet genoeg aandacht aan wordt besteed, en het een lastig en energierovend proces is. Desondanks zijn er twee bedrijven die een grote bijdrage hebben geleverd: Inzicht en Candiff Consulting. Heel hartelijk dank hiervoor!

Resumerend benadrukt de voorzitter de kracht en de aandachtspunten van de vereniging in de huidige staat: al met al mag worden gezegd dat dit een positieve blik is, op alle onzekerheid en maatregelen die corona met zich mee brengt en heeft gebracht na. De vereniging is sterk gegroeid en in alle leeftijdsgroepen en niveaus goed bezet, en dit moet worden geconsolideerd de komende jaren.

Naast het zo secuur mogelijk proberen te handelen van de coronasituatie zijn er twee algemene aandachtspunten: het verder beperken van de financiële kwetsbaarheid en het versterken van de positie van de vereniging in de regio. Als dit geborgd kan worden, blijft Harlemlakers op de goede weg!

Er wordt gevraagd of er nog opmerkingen of vragen zijn over het jaarverslag: Martien Roodenburg wilt deze mogelijkheid gebruiken om het bestuur en de rest van het kader te bedanken voor al het gedane werk. Deze steun wordt zeer gewaardeerd. Een vraag van Maria Lopes inzake mogelijkheden voor subsidies wordt later behandeld.

Het jaarverslag wordt verder door de vergadering vastgesteld als geschreven en is te vinden op de website van de vereniging (op de pagina http://harlemlakers.nl/jaarverslag-2019-2020/).

Financieel verslag 2019-2020 + verlenen decharge voor gevoerd financieel beleid
De penningmeester licht de financiële eindcijfers van het seizoen 2019-2020 toe. De korte samenvatting hiervan is als volgt:

  • Corona heeft een impact gehad, maar deze is financieel gezien niet negatief. Voor een deel van het seizoen is namelijk de zaalhuur kwijtgescholden door de gemeente en enkele andere kosten zijn ook iets lager uitgevallen. Dit terwijl de opbrengsten niet lager zijn uitgevallen. Er is dus kortom een behoorlijk positief resultaat behaald.
  • Het voorstel voor het gebruiken van dit positieve resultaat is om de financiële slagkracht en weerbaarheid van de vereniging te versterken. Deze is namelijk al jaren zeer precair.
  • Alle oude posten op de balans worden afgeboekt: dit betreft onder andere oude debiteuren/contributies (van soms 7 jaar oud) die niet meer inbaar mogen worden geacht, enkele andere niet meer te ontvangen bedragen, en het afboeken van de investeringskosten die zijn gemaakt om de merchandiselijn op te zetten.
  • De overgebleven winst wordt gebruikt om het voormalig sterk negatief eigen vermogen om te zetten in een (klein) positief vermogen.
  • Hierdoor is er een kleine buffer opgebouwd voor het seizoen 2020-2021 en alle onvoorziene mogelijkheden die daarbij horen.

Er wordt opgemerkt dat er normaliter zonder corona (dus als het seizoen geheel was afgemaakt) de begroting naar verwachting krap was gehaald en er ongeveer quitte was gedraaid; geen onverwachte excessen in kosten, maar net genoeg opbrengsten hiertegenover om deze te bekostigen. Dit is op zich geen slecht resultaat, maar in dat geval was het dus niet mogelijk om de andere exercities uit te voeren, en was de weerbaarheid van de vereniging dus nog steeds fragiel.

Naar aanleiding van een vraag van Gerlanda Crijns wordt door de penningmeester uiteengezet wat het beleid is qua tenues en hoe deze worden bekostigd, en wat de merchandiselijn inhoudt. Er wordt aangegeven dat dit niet duidelijk vindbaar is op de website; dit wordt meegenomen (zie ook punt rondvraag). Er wordt benadrukt dat deze merchandiselijn nog steeds draaiende is, maar door het afboeken van de investering de opbrengst vanaf nu naar de vereniging gaat.
De penningmeester geeft een toelichting op de hieruit resulterende balans. Deze is dus volledig opgeschoond, in de zin dat de meeste posten zijn afgeboekt. Er is hier dus geen resterend risico, of noodzaak tot het verder uitvoeren van acties.
Martien Roodenburg deelt namens de kascommissie zijn bevindingen en adviezen. Hij geeft aan dat financiële verslaglegging netjes en kloppend lijkt, maar benoemt wel de volgende aandachtspunten:

  • “De contributie inzichtelijk maken naar teamindeling. Dit maakt inzichtelijker bij welke teams betalingsachterstanden zijn en is het beter mogelijk om tijdens wedstrijddagen persoonlijk te herinneringen/aanmaningen te overhandigen. Hiermee haal je achterstanden uit de anonimiteit.
  • Het in de Begroting opnemen van een post ‘Onvoorziene kosten’. Deze post zorgt voor wat veiligheid waardoor bij onverwachte uitgaven het resultaat niet in het rood schiet.
  • Door corona zullen nog meer mensen mogelijk in de financiële problemen komen. Wij adviseren het bestuur daarom zo snel mogelijk te beginnen met incasseren en direct na de herinneringstermijn van Clubcollect achter de nog niet geïncasseerde bedragen aan te gaan.”
    Naar aanleiding van het eerste en laatste punt, en opmerkingen van Ron Driessen en Niek Heering dat dit toch wel zonde geld is als het niet geïnd wordt, zegt de penningmeester toe dat er een tijdpad is uitgewerkt voor de inning van de contributie en eventuele vervolgstappen, zodat deze duidelijker zijn en concreter kunnen worden uitgevoerd. Al met al zijn de financiële ontwikkelingen niet slecht. De financiële staat van de vereniging is aanzienlijk verbeterd. Echter, er is met het haast verwaarloosbare eigen vermogen nog steeds geen buffer voor volgende tegenvallers. Dit dient echt nog verder te groeien de komende jaren om als vereniging financieel gezond te zijn. Daar komt bij dat de begroting de laatste seizoenen elk jaar maar net sluitend is, en dat onvoorziene kosten voor verregaande problemen kunnen zorgen. Het is een uitdaging voor het bestuur om dit te versterken de komende seizoenen.

De kascommissie heeft een dechargeverklaring opgesteld waarin de administratie van de penningmeester correct wordt bevonden en aan het bestuur instemming wordt verleend met het gevoerde beleid en de realisatie van het resultaat, alsmede het gebruik van dit positieve resultaat voor het kwijtschelden van oude posten en het verbeteren van het eigen vermogen. De leden nemen deze verklaring over en er wordt vastgesteld dat het bestuur decharge is verleend voor het gevoerde financiële beleid over het boekjaar van het seizoen 2019-2020.

Vaststellen begroting 2020-2021
De penningmeester licht de begroting voor het seizoen 2020-2021 toe. Deze toont onder de streep een licht negatief resultaat. Tevens wordt aangeven dat deze begroting realistisch mag worden geacht en dat dit minimaal uitvoerbaar moet zijn.

Het grootste tegenvallende punt blijft het gehele gebrek aan sponsoring of subsidie. Aan de andere kant kan dit enkel verbeterd worden het komende seizoen! Er wordt door verschillende personen aangeboden hierin iets te willen betekenen, het bestuur gaat hier actie in ondernemen. De penningmeester geeft aan dat er momenteel wel wordt gesproken over en subsidie voor een project samen met het Calandlyceum, en de mogelijkheid voor een gift vanuit het beheer van de Stichting Sportcentrum Caland.

Ook voor de begroting geldt uiteraard dat corona en de onzekerheid die daarmee komt, van invloed is. Bij alle cijfers hoort een grote asterisk, omdat de kans dat deze in de genoemde vorm gerealiseerd zullen worden, niet groot is en veranderingen aannemelijk zijn. Daarnaast zijn er ten gevolge hiervan bijvoorbeeld minder spelende leden, omdat deze hebben aangegeven tijdelijk te stoppen, wat de contributieopbrengsten omlaag brengt.

Martien Roodenburg merkt op dat er, niet conform het advies van de kascommissie, geen rekening is gehouden met onvoorziene kosten. De penningmeester verklaart dat er een hoop onzekerheid is, maar dat deze niet altijd negatief hoeft te zijn (zoals in 2019-2020) en dat er daarom geen expliciet bedrag voor is opgenomen. Uiteraard is dit advies wel een belangrijke om mee te nemen.

Niek Heering heeft een aantal vragen over de manier van begroten, en een aantal adviezen om deze nog overzichtelijker te maken. De penningmeester neemt deze mee voor volgend seizoen.

Pieter Klomp heeft een advies om niet alleen te kijken naar contributie die hetzelfde is voor iedereen, maar om dit te differentiëren en te kijken of er nog leden zijn die iets extra’s bij willen dragen (als voorbeeld wordt een vrijwillige ouderbijdrage op school gegeven). Het bestuur geeft aan dat dit kan worden meegenomen, maar benadrukt de mogelijkheden die er wel zijn op dit vlak, namelijk het doen van een donatie (Vrienden van HL), deelnemen aan de Vriendenloterij via de vereniging of het kopen van merchandise. Het bestuur gaat hier actiever mee aan de slag.

De begroting wordt in zijn voorgelegde vorm vastgesteld door de vergadering; het bestuur krijgt mandaat om dit financiële beleid uit te voeren in het komende seizoen. Advies hierbij is dat er met extra scherpte en aandacht moet worden gekeken naar de invloed van corona op verschillende zaken.

Voortlopend op de begroting voor het lopende seizoen legt de penningmeester de hoogte van de contributiebedragen voor. Deze zijn iets verhoogd ten opzichte van de richtbedragen van het afgelopen seizoen. Dit naar aanleiding van de aanstaande verhoging van de zaalhuurkosten die op deze manier opgevangen kunnen worden. Verder zijn de bedragen gelijkgetrokken voor teams die gelijkwaardig zijn qua instelling en kosten (denk aan U14-2, U16-2 en U18-2). Daarnaast zijn er enkele nieuwe teams: de H2, H6 en VU16. Voor deze teams zijn contributiebedragen gekozen die samenvallen met de vorm van deze teams qua competitie en aantal trainingen.

De contributiebedragen worden door de vergadering vastgesteld zoals voorgesteld.
De inning van de contributie zal dit seizoen wederom weer lopen via Clubcollect. Er is gekozen om het gehele bedrag in een maal te laten factureren. Voor wat betreft de eventuele impact van coronamaatregelen, en de daaropvolgende uitval van een gedeelte van het seizoen, wordt het volgende bestuursvoorstel aangenomen:

“In de komende week na de ALV worden de contributies gefactureerd. Dit gebeurt op de gebruikelijke wijze via Clubcollect. De bedragen zijn de contributiebedragen zoals vastgesteld op de ALV welke zijn begroot voor een volledig seizoen. Bij een langdurige uitval van het seizoen zal er worden gekeken welke kosten er wel en niet zijn doorgeplaatst aan de vereniging. Het verschil tussen de opbrengsten en de kosten + 2000 euro zal naar rato (qua hoogte contributie) worden uitgekeerd aan de leden. Eventuele differentiatie tussen teams en leeftijdsklassen hierin is ook mogelijk (als bijv. U18 wel mag trainen en daarboven niet). Dit gebeurt aan het einde van het seizoen, op voordracht door de penningmeester.”

Invulling bestuurstaken + Technische Commissie
Herkiesbaar: Peter Haarms (voorzitter) en Francois Tabak (algemeen lid).
Tweede termijn: Jordy Laarman (penningmeester), Tobias Draak (secretaris) en Michael Laarman (vicevoorzitter).

Volgens het aftreedrooster gaan de bestuursleden Jordy Laarman (penningmeester) en Tobias Draak (secretaris) hun tweede jaar in. Peter Haarms (voorzitter), François Tabak (algemeen lid) en Michael Laarman (vicevoorzitter) stellen zichzelf herkiesbaar.

Anya Heijm blijft aan in haar rol als ledenadministrateur. Zij vervult deze rol al meerdere jaren met grote verve, maar blijft vaak onderbelicht vanwege haar relatieve anonieme werk. Bij deze wordt nogmaals de grote hulde hiervoor uitgesproken: dank aan Anya voor al het gedane werk en dat wat nog komen gaat!

Nils van Zoolingen is per dit seizoen gestopt met zijn taak als wedstrijdsecretaris. Dit heeft hij, naast een hele rij andere vervulde posten, voor meer dan 15 jaar gedaan. Alhoewel hij geen erelid meer kon worden gemaakt (dat is hij al jaren!), is hij door het bestuur nogmaals bedankt voor al het werk! Er komt nog een bericht op de website als dank en benadrukking hiervoor.

Gijs Haarsma wordt ook bedankt voor zijn inzet als aanvulling op het bestuur en ondersteuning voor de penningmeester; hij heeft gezorgd voor een stuk professionalisering.

In het afgelopen seizoen is Rene Vlaanderen teruggetreden uit het bestuur als lid Technische Zaken A-lijn. Zoals eerder is gemeld is er een nieuwe TC geformeerd, die niet enkel de A-lijn, maar alle teams (behalve de lager spelende seniorenteams) onder haar hoede heeft (bestaande uit Brord Brugman, Bas Broerse en Massoud Bourjouane). Zij vullen het bestuur aan op het gebied van technische zaken. Ook Rene wordt nogmaals heel hartelijk bedankt voor al zijn inzet en gerealiseerde plannen van de afgelopen jaren!

De vergadering stemt per acclamatie in met de invulling van het bestuur voor het komende seizoen. De rolverdeling zal worden aangepast op de website.

Benoeming Kascommissie
Wytse Goud en Martien Roodenburg bieden aan voor een nieuwe termijn te gaan als kascommissie. De vergadering stemt in met de invulling van de kascommissie. Bij deze nogmaals dank aan beide heren voor het zeer zorgvuldige werk dat zij hebben geleverd als commissie!

Rondvraag
Aan het begin van de rondvraag wordt er even kort besproken wat voor invloed corona heeft op de vereniging. Michael Laarman doet dit als coördinator coronazaken, en ligt kort toe wat de aanpak is hierin, en daarnaast wat de laatste maatregelen voor effect hebben (boven 18 jaar niet meer basketballen, onder 18 enkel trainen, voor de komende 4 weken). Ook wordt er dank uitgesproken voor iedereen die hier extra werk voor moet doen (Tobias Draak als wedstrijdsecretaris, de TC en Michael zelf). Uiteraard is Michael benaderbaar voor alle vragen over dit onderwerp.

Aansluitend op de eerdere discussie over subsidies en het faciliteren van jeugdleden bij het betalen van de contributies, willen Niek Heering en Maria Lopes dit samen oppakken. Dit wordt zeer gewaardeerd. Er zijn contactgegevens uitgewisseld en het bestuur zal faciliteren waar nodig.

Een opmerking van Pieter Klomp is dat op sommige punten de communicatie kan worden verbeterd (vindbaarheid op website, nieuwsbrief). Dit punt is al enkele keren benoemd in de vergadering, dus dit is een groot aandachtspunt. Het bestuur zegt toe te kijken hoe dit strakker kan worden aangepakt.

De voorzitter spreekt zijn dank uit voor de aanwezigheid en input van iedereen, en het feit dat deze ook digitaal toch heel fijn is verlopen. Volgend jaar kunnen we hopelijk op een minimaal net zo groot aantal deelnemers rekenen. Vervolgens sluit de voorzitter de vergadering.

Hopelijk kunnen we, ondanks alle onzekerheid die momenteel heerst, toch een prachtig seizoen 2020-2021 draaien.