Regels m.b.t. de vaststelling en inning van de contributie, alsmede onkostenvergoeding coaches en scheidsrechters van de basketbalvereniging Harlemlakers (bekrachtigd in bestuursvergadering van Maart 2015) geldend miv van maart 2015, aangepast in bestuursvergadering van juni 2019
A) Regels rond vaststelling en inning contributie
1) De hoogte van de contributie van elk team wordt, op basis van de begrote kosten
(onder meer inschrijfgeld, arbitrage kosten, zaalhuur en onkostenvergoeding), ieder jaar op advies van de penningmeester door het bestuur in september vastgesteld.
2) Ieder spelend lid betaalt de contributie die behoort bij het team waar hij als speler is ingedeeld.
3) Tenzij een speler volledig meetraint en meer dan regelmatig (tot vast) meespeelt bij een (of meerdere) hoger(e) team(s), in dat geval is het hoogste contributiebedrag van de verschillende teams verschuldigd.
4) Voor recreanten die geen wedstrijden in een team spelen worden afhankelijk van hoe vaak en waar er wordt getraind een apart bedrag worden vastgesteld. De penningmeester besluit hierover met inachtneming van de verdere regels in het reglement.
5) De penningmeester stelt de contributie voor iedere afzonderlijke speler vast op basis van de teamindeling en feitelijke speel- en trainsituatie.
6) Iedereen die op 1 mei het lidmaatschap bezit van de vereniging, is volledige contributie verschuldigd over het komende seizoen.
7) Voor alle gevallen waarin de regels onder A niet voorzien(afwijkende of bijzondere omstandigheden) stelt de penningmeester, al dan niet op verzoek van de (ouders/verzorgers van de) betreffende speler, in de geest van deze regels de contributie vast.
8) De lijst met contributiebedragen wordt voor ieder seizoen rond half september (na vaststelling in het bestuur) op de site gepubliceerd, en wordt verder toegelicht in de Algemene Ledenvergadering. In deze vergadering kan het bestuur tevens verantwoording afleggen over de verder gemaakte keuzes van (B2) & (B6).
B) Wijze van betaling en inning van de contributie
1) De inning van de contributie wordt gedaan via het systeem van ClubCollect. Daarvoor is nodig dat de penningmeester beschikt over het 06-nummer en emailadres van degene die gaat betalen. Indien je niet zeker bent dat deze reeds bekend zijn communiceer deze dan naar penningmeester@
2) Er kan per seizoen door het bestuur worden besloten of de contributie in een of twee delen wordt gefactureerd.
In het geval er wordt gekozen voor twee gedeelten zal er voor de aanvang van het seizoen een aanbetaling van de contributie worden gefactureerd. Deze eerste betaling moet uiterlijk plaatsvinden voor 1 september, dan wel moet er een sluitende afspraak over de betaling van de factuur in meerdere termijnen met de penningmeester zijn gemaakt .
De tweede betaling van de resterende contributie, danwel het gehele contributiebedrag indien de facturering in een keer is gedaan, moet op uiterlijk 15 november van hetzelfde jaar plaatsgevonden hebben dan wel moet er een sluitende afspraak over de betaling van de factuur met de penningmeester zijn gemaakt.
De facturen worden uiterlijk zes weken voor het einde van de betalingstermijn via ClubCollect verzonden. Als dat later is schuift de einddatum van betaling op met de periode van de vertraging.
De wijzen van facturering en de eventuele hoogte van de eerste (in geval van twee) contributierondes worden door het bestuur op voordracht van de penningmeester vastgesteld in de bestuursvergadering in juni.
3) Er zijn verschillende manieren van betaling mogelijk in Clubcollect (o.a. iDeal en automatische incasso); het is hierin tevens mogelijk om in termijnen de contributie te betalen. In bepaalde gevallen kan, na afstemming met de penningmeester, ook nog een andere betalingsregeling worden getroffen.
4) Voor elke speler geldt dat als de facturen op de uiterste betalingsdatum noch niet (volledig) betaald zijn noch een sluitende afspraak met de penningmeester is gemaakt, er niet meer mag worden gespeeld (speelverbod). Dit verbod wordt na volledige betaling of sluitende afspraak met penningmeester opgeheven.
5) In voorkomende gevallen kan worden over gegaan tot het innen van de contributie door een externe (deurwaarder of incassobureau).
6) Voor nieuwe leden geldt dat zij pas worden ingeschreven als (een aanbetaling van) het contributiebedrag is betaald of een sluitende afspraak over de betaling met de penningmeester is gemaakt. Indien de aanmelding van het nieuwe lid voor de start van het seizoen is zal er worden gevraagd om een aanbetaling van een deel van de contributie. Het resterende bedrag van de contributie zal gelijktijdig worden gefactureerd met de laatste facturering voor de bestaande leden. Indien een nieuw lid zich aanmeldt gedurende het seizoen zal het gehele contributiebedrag dienen te worden betaald, danwel een sluitende afspraak over betalingstermijnen te zijn gemaakt, voordat de inschrijving kan worden gedaan. Naast (de aanbetaling van) de contributie dient tevens het inschrijfgeld te worden voldaan bij een nieuwe aanmelding. De hoogte van het aanbetalingsbedrag en inschrijfgeld wordt door het bestuur medio juni voor het daaropvolgende seizoen vastgesteld.
7) In gevallen, waarin de regels van B niet voorzien besluit de penningmeester, al dan niet op verzoek van de (ouders/verzorgers van de) betreffende speler, in de geest van deze regels.
C) Matiging
1) In het geval van het verrichten van trainer/coach activiteiten voor de vereniging wordt de contributie als volgt gematigd:
– Voor een speler van een senioren-team of niet A-lijn team bij het volledig coachen/trainen van een niet A-lijn team (twee keer per week trainen en coaching wedstrijd) vindt volledige matiging plaats van de contributie (met een maximum van 400 euro).
– Voor twee spelers die gezamenlijk een team coachen (twee keer per week trainen en coaching wedstrijd) wordt de helft van de voor hun verschuldigde contributie (met een maximum van 200 euro) gematigd.
– Voor spelers van de zogenaamde A- lijn gelden dezelfde regels. Vergoeding is voor hen echter vast. Bij volledig coachen 400 euro en bij gezamenlijk coachen 200 euro.
– In het geval dat een speler een team coacht dat slechts traint of slechts 1 training en een wedstrijd heeft stelt de penningmeester met inachtneming van de matigingsregels een matiging naar rato vast.
– Voor het coachen en trainen van een A-lijn team gelden andere hoogten qua vergoedingen. Deze worden gespecificeerd in paragraaf D. In het geval een spelend of recreatief lid een dergelijk team traint zal het contributiebedrag worden kwijtgescholden tot op de hoogte van de vergoeding voor het betreffende team zoals in (D4). Indien de vergoeding hoger is dan het contributiebedrag zal de rest van het bedrag worden betaald zoals beschreven in (D8).
2) In het geval van toepasselijkheid van (A6) kan het bestuur op verzoek, in bijzondere omstandigheden, tot matiging overgaan. Matiging kan maximaal plaatsvinden naar het basisbedrag van 125 euro.
3) In gevallen, waarin de regels van B niet voorzien stelt de penningmeester, al dan niet op verzoek van de betreffende speler/ ouder ,in de geest van deze regels de matiging op de contributie vast.
D) Onkostenvergoeding kaderleden
1) Harlemlakers betaalt in beginsel al haar coaches en scheidsrechters die voor de vereniging fluiten in een aangewezen bondsklassen een vergoeding voor de te maken kosten, tenzij de financiële situatie dat niet toelaat. Ieder jaar rond september besluit het bestuur, op advies van de penningmeester, over de omvang en toekenning van de onkostenvergoedingen. Besloten kan tevens worden het besluit tot het toekennen van de vergoeding voor een deel van de vergoedingen te verplaatsten naar april.
2) Deze kostenvergoeding wordt zodanig vastgesteld dat zoveel mogelijk de werkelijke kosten worden gedekt.
3) Voor coaches die tevens spelen bij Harlemlakers gelden in afwijking van onderstaande de regels van C.
4) Voor de volgende teams gelden de volgende richtbedragen voor de vergoeding van de coaches.
– A-lijn team u14 t/m senioren, 750 Euro, bij 3/4 keer trainen en 1 keer coachen.
– Overige teams, 200 Euro bij 2 keer trainen en 1 keer coachen en 100 euro bij 1 keer trainen en coachen.
5) In het geval van meerdere coaches per team wordt de vergoeding naar rato over de coaches verdeeld.
6) Voor scheidsrechters die namens de vereniging voor 100% fluiten in een bondsklasse, geldt als richtbedrag voor de jaarlijkse vergoeding het bedrag 525 euro. Dit is conform de gemaakte situatieschets in het door de arbitragecommissie opgestelde arbitrageplan. Indien een scheidsrechter een gedeeltelijke plek vult (bijv. 60 of 40%) dan wordt de vergoeding naar rato van de inzet vastgesteld.
7) Bij afwijkende situaties wordt de vergoeding vastgesteld door het bestuur op advies van de penningmeester.
8) In beginsel wordt de vergoeding aan het einde van het seizoen betaald. Op verzoek kan de vergoeding eerder worden betaald. Echter nooit meer dan het gedeelte van de vergoeding waar op dat moment aanspraak is ontstaan (dus nooit vooraf, maar achteraf).
E) Verantwoording
1) De penningmeester legt in voorkomende gevallen van toepasselijkheid van (A7), (B7), (C3) & (D7) verantwoording af aan het bestuur.