Notulen Algemene Ledenvergadering Harlemlakers 8 november 2023 (Sportcafé Caland) 

Aanwezigen bestuur: Michael Laarman (vicevoorzitter + voorzitter vergadering), Jordy Laarman (penningmeester + notulist), François Tabak (algemeen bestuurslid), Dalal Bourjouane (aspirant algemeen bestuurslid) 

Verdere aanwezigen: Andy Laarman (speler Heren 3 + coach U18/U22), Mike Sikkens (vader Ferris U12), Maurice Geukes Foppen (speler Heren 3 + trainer U14), Stef Hagedoorn (assistent-coach Heren 1), Jeremiah Mawuley (speler U18 + trainer U12), Sohaib Berdouzi (speler U16-1 + trainer U12), Gurkamandeep Singh (speler U18), Merlyn en Romeo Austin (ouders Shiloh U12), Eva Eon (moeder Amael Eon U14-2), Aartie Enait (moeder Jayant U12), Samora Methorst (moeder Janneman van Luit U14), Leah Delikat (speelster Dames 1), Iza Nieuwenhuizen (speelster Dames 1), Blagoje Sojic (trainer/coach verschillende teams), Joost de Haan (speler Heren 4), Stijn Tabak (speler Heren 4), Clemens Gerteiser (coach U16-2 + vader Jakob U16-2), Tom Kleijn (coach U16-2 + vader Jonas U16-2), Ozcan Karatay (coach U16-2 + vader Edizhan U16-1), Jos van Seumeren (vader Nisa van Seumeren VU16), Saskia Meiland (moeder Naim Meiland U14-2), Asiye Kalkan (moeder Efe Alaz Ozten U12) 

Afmeldingen: Peter Haarms (voorzitter), Martien Roodenburg en Wytse Goud (kascommissie), Edwin Baars, Ron Driessen 

1. Opening  
   De vergadering wordt iets na 20.00 uur geopend met een welkomstwoord van de plaatsvervangend voorzitter. Voorzitter van de vereniging Peter Haarms heeft helaas een calamiteit op zijn werk waardoor hij niet aanwezig kan zijn. Vicevoorzitter Michael Laarman zal de vergadering leiden.  
   
   Er wordt gestart met een voorstelronde waarin iedereen kort toelicht welke rol in de vereniging hij of zij heeft. De voorzitter bedankt vervolgens alle aanwezigen die deze avond zijn gekomen. Dit is, zelfs ondanks een aantal afmeldingen, de grootste opkomt in tijden, waarbij er ook vertegenwoordiging is van alle rollen en teams. Deze betrokkenheid wordt zeer gewaardeerd, dus waarvoor dank! 

2. Notulen ALV 24 oktober 2022  
   Er wordt begonnen met het bekijken van de notulen van de ALV van vorig jaar. Er zijn geen inhoudelijke opmerkingen hierop. Wel de vraag vanuit het publiek om de beschikbaarheid van de notulen en andere stukken graag eerder kenbaar te maken volgende keer. Opmerking van François dat iedereen bij vragen hierover, of indien het idee bestaat dat communicatie wordt gemist, dit kenbaar te maken aan communicatie@harlemlakers.nl.  
   
   De notulen van de Algemene Ledenvergadering van 24 oktober 2022 worden ongewijzigd vastgesteld. 

3. Jaarverslag 2022-2023   
   Het jaarverslag wordt door de voorzitter doorgenomen.   
    
   Eerst wordt er gekeken naar de stand van de vereniging. Er is nu helemaal geen topsport meer in de jeugd (nog wel bij de senioren). Er is dus een andere vorm qua vereniging. Er zijn echter ook positieve punten, zoals de Basketball ‘sCool. Nadat deze onder leiding van Michael Hoffman is overgenomen van de gemeente is er een gigantische toestroom, het veld is bijna te vol. Heel mooi ook dat er vanuit hier nieuwe aanwas doorstroomt naar de U12. Verder hebben we nog een mooie lijn met seniorenteams op alle niveaus.  
   
   De samenwerking MBCA op de landelijke teams is door beide partijen gestopt, wel is er nog steeds het gezamenlijke damesteam.   
   
   Kampioenen in seizoen 2022/2023 waren een wervelend Heren 5 en een talentvol U12-1; gefeliciteerd! De U14-1 verloor had een mooie beslissingswedstrijd met veel publiek en bondsscheidsrechters, maar moest daarin de meerdere erkennen.    
   
   Waar wel meer zorgen over zijn is het kader. Dat geldt voor alle rollen, maar ook voor de coaches/trainers. Daarbij zijn er veel verschuivingen. Dat is ook het gevolg dat er niet meer snel een vaste coach per team is, maar dat er bepaalde taken worden verdeeld (meerdere personen die meerdere teams op wisselende momenten onder de hoede hebben). Maar daarmee is er wel een puzzel ontstaan die niet altijd gelegd kan worden. Dit is dan ook een eerste van meerdere oproepen deze ALV om je aan te melden als je interesse hebt een taak uit te voeren.   
   
   Dat kan bijvoorbeeld ook als scheidsrechter. De poule met landelijke scheidsrechters wordt minder. Op de eigen wedstrijden is er ook minder goede arbitrage, het niveau daalt helaas. We gaan hiervoor opleidingen verzorgen, hier is ook geld voor beschikbaar om deze te (laten) organiseren.   
   
   Vraag van Joost is of deze cursussen/opleidingen ook toegankelijk zijn voor senioren? Dat is zeker het geval; iedereen die er baat bij heeft mag aansluiten.   
   Vraag Romeo: geldt hetzelfde ook voor coaches? Deze hebben vaak ook nog scholing of begeleiding nodig. Dit is een zeer terechte vraag, ook hier moet meer aandacht aan worden besteed en er is gewoon budget voor, dus dit is een actiepunt.   
   
   Zometeen wordt er ingegaan op de financiële status. Wel worden bij deze alvast het kleine aantal sponsors (voor de tenues van Heren 1 en 3) en de vast spelers van de Vriendenloterij bedankt.   
   
   Puntsgewijs worden dan nog even de plussen, minnen en uitdagingen van de vereniging doorgenomen.   
   
   Met de opmerking dat we vooral met zijn allen van het mooie basketball moeten genieten wordt het jaarverslag vastgesteld.   

4. Financieel resultaat 2022-2023 
   Er zijn te weinig kopieën gemaakt om iedereen met de cijfers mee te laten kijken, dus dat onderstreept maar weer hoeveel mensen er zijn vandaag! 
   
   Als eerste moet er nog een keer terug worden gekomen op de financiële cijfers van vorig seizoen. Na het afronden van de financiële stukken over het vorige seizoen 2021-2022 bleken er een fout te zijn gemaakt in het opstellen hiervan; er was per ongeluk een factuur van de zaalhuur niet meegenomen hierin. Daarnaast zijn er nog enkele andere nabetalingen geweest, en zijn er bepaalde opgenomen posten afgeboekt. Omdat dit posten bedroeg die betrekking hebben op vorig seizoen is er besloten de aanpassingen in het resultaat van dat seizoen mee te nemen.  
   Na het verrekenen van de bovenstaande punten dient er uiteindelijk een negatieve correctie op het oorspronkelijk behaalde resultaat te worden gedaan van ruim 2.000 euro, wat leidt tot een uiteindelijk resultaat van een positieve 1.000 euro. De gevolgen hiervan zijn dus te overzien. Bovendien zijn er nu weer oude posten afgeboekt wat een opgeschoonde balans geeft met minder risico.   
   
   De korte samenvatting van de het financieel resultaat van het seizoen 2022-2023 is dat deze tot een stevig positief resultaat heeft geleid. Dit is daarmee het vierde seizoen op rij waarbij dit het geval is. De financiële stabiliteit is hiermee nogmaals versterkt en er is een mooi bedrag aan eigen vermogen. Inmiddels is er ook altijd goed geld in kas, waardoor een geen betalingsproblemen meer zijn. Al met al is de financiële situatie van de vereniging nu weer gezond.   
   
   Het positieve resultaat is toe te schrijven aan een aantal zaken: 

• Enerzijds het mindere aantal landelijk spelende teams wat leidt tot kostenverlagingen voor bijvoorbeeld bondsarbiters, waarbij er bij de begroting was uitgegaan van hogere kosten dan uiteindelijk zijn gemaakt voor deze teams (die gemiddeld genomen toch iets lager spelen).  
• Verder is er voor het eerst in jaren echt scherp gekeken naar de kosten van de zaalhuur en de inhuur daarvan, waardoor er geen onnodige kosten meer gemaakt worden. De marge op deze zaalhuur is nu heel scherp gesteld.  
• En daarnaast zijn er bijna geen echte tegenvallers geweest. Zo is de contributie op een enkele uitzondering na zeer goed betaald, dus ook dank aan alle leden! 
• Daar moet bij gezegd worden dat er ook weer een deel voortkomt uit de ontvangen coronategemoetkoming TASO. Een derde van het bedrag is opgenomen als opbrengst over het seizoen 2022-2023. Een overig deel is opgenomen om nieuwe tenues mee te kopen. Dat is nu maar gedeeltelijk gebruikt, zodat er voor de rest een reservering is opgenomen. Verder zijn er ook nog subsidies op de balans om te kunnen gebruiken voor coach- en arbitrageopleidingen.   
• Vanuit de Vriendenloterij is er een extra afdracht gedaan omdat de loterij te veel winst had gemaakt en deze evenredig over de goede doelen en verenigingen heeft uitgekeerd.  
  Daarbij dus ook de oproep om vooral namens Harlemlakers mee te spelen met de Vriendenloterij. Daarnaast zijn sponsoren en donateurs ook altijd welkom. Actie voor het bestuur om hier weer meer aandacht aan te geven. 
  
  De kascommissie is helaas afwezig wegens ziekte, maar er is afgelopen week overleg geweest met de penningmeester. Daarbij zijn alle vragen beantwoord, en daarna is er een dechargeverklaring getekend, waarin wordt aangegeven dat er geen problemen zijn gevonden.   
  
  De vergadering verleent het bestuur op basis daarvan decharge voor het gevoerde financiële beleid.  

5. Begroting + vaststellen contributie 2023-2024 
   De penningmeester licht vervolgens de begroting voor het seizoen 2023-2024 toe. Deze toont onder de streep een licht positief resultaat. Tevens wordt aangeven dat deze begroting realistisch mag worden geacht en dat dit minimaal uitvoerbaar moet zijn.   
    
   Het stemt vooral optimistisch dat er dus de afgelopen seizoenen telkens een positief resultaat gerealiseerd is. Voor het nieuwe seizoen ziet de samenstelling van de vereniging er grotendeels hetzelfde uit. Dat stemt dus positief dat er het komende seizoen ook financieel weer zonder problemen tegemoet getreden kan worden.   
   
   Wel worden de kosten hoger omdat zowel de gemeente voor de zaalhuur (8%) als de bond voor de bondscontributies (10%) verhogingen doorvoert vanwege de algemene gestegen inflatie. Ook valt de subsidie (TASO) van de vorige jaren weg. Beide oorzaken laten zien dat er dus minder extra ruimte is. Daar staat wel tegenover dat er dus nog 2 reserveringen zijn voor tenues en opleidingen, zodat hier iets aan gedaan kan worden zonder dat het extra geld kost.
   
   Als laatste onderdeel van het financiële gedeelte worden de nieuwe contributiebedragen aan de vereniging voorgelegd. Deze worden per team met 10 euro verhoogd. Daarmee is de verhoging minder dan de inflatie op de zaalhuur en de bondscontributie. Maar op deze manier blijft de verhoging wel in kleine stappen. Bovendien is dit te doen vanwege de opgebouwde buffer van de afgelopen jaren.
   
   Verder zijn er geen vragen over de begroting. Deze wordt dan ook vastgesteld door de vergadering; het bestuur krijgt mandaat om dit financiële beleid uit te voeren in het komende seizoen. De contributie zal door de penningmeester snel na de ALV worden gefactureerd. Dit gebeurt op de laatste jaren gebruikelijke wijze via Clubcollect. 

6. Benoeming kascommissie  
   De kascommissie bestaande uit Martien Roodenburg en Wytse Goud mogen nog een jaar in hun huidige termijn en beiden doen dit graag nog een keer. De vergadering stemt hiermee in. 

7. Invulling bestuurstaken: oproep voor nieuw kader!  
   De bestuursleden Peter Haarms (voorzitter), Michael Laarman (vicevoorzitter), Jordy Laarman (penningmeester) en François Tabak (algemeen bestuurslid) bieden zich aan voor nog een bestuurstermijn. De vergadering stemt voor hun aanblijven. 
   
   Daarnaast zijn er nog twee mutaties in het bestuur.
   Tobias Draak treedt terug; hij blijft tijdelijk nog wel het wedstrijdsecretariaat doen zolang er geen opvolger is. Tobias, bedankt voor de inzet! Hij zal nog apart in het zonnetje worden gezet.  
   Maar er is ook nieuwe kandidaat voor het bestuur: Dalal Bourjouane. Haar eerste taken zullen bestaan uit de coördinatie van de jonge jeugdteams. De vergadering stemt hier per acclamatie mee in. 
   
   Daarna doet Michael nogmaals de oproep blijft: als je wat wilt doen, meld je dan vooral bij het bestuur. Dat geldt niet alleen voor bestuurstaken, maar ook voor alle andere zaken (coaching, arbitrage etc.). Iedere kleine taak die opgepakt kan worden is al mooi meegenomen. Dus wil je iets doen of heb je een idee, schroom niet om contact op te nemen.  
   Eva meldt zich al om wat te willen doen, waarvoor dank. Het bestuur neemt contact met haar op om hiermee verder te gaan. 

8. Rondvraag  
   De volgende punten kwamen aan bod in de rondvraag (eerst de vraag en vervolgens de bestuursreactie):  

• Eva: Coaches wisselen te vaak van team/training, dat is ook moeilijk voor de kinderen. Wordt hier iets aan gedaan?  
  Het probleem wordt onderkend. Na wat wisselingen aan het begin van het seizoen lijkt er nu een goede verdeling. Maar met name bij de jonge jeugd blijft de spoeling dun. Aanwas aan coaches is dus nog altijd welkom: bij interesse meld je dan dus bij het bestuur.  
• Merlyn: Wordt er voor de invulling van dit soort taken ook gekeken naar oplossingen buiten de vereniging?  
  Er wordt onder andere naar stages bij de ALO gekeken. Daarnaast wordt er gezocht naar mensen van buiten. Er komt ook iets meer budget vrij om deze coaches te betalen. Maar dit blijft een lastig onderwerp, kaderleden zijn nu eenmaal schaars. 
• Gurkamandeep: Wanneer en op basis waarvan worden de teams ingedeeld in hun poules?  
  Dit gebeurt voorafgaand aan het seizoen, en bij de niet-landelijke jeugd en in sommige andere gevallen wordt er een herindeling gedaan na de kerst. Wensen kunnen via de coaches worden aangegeven. De wens om de U18 hoger te laten spelen na de kerst wordt nu alvast meegenomen.  
• Blagoje: Als het doel van de vereniging is om beter te worden en eventueel weer hoger te gaan spelen, wordt er dan iets gedaan om de kwaliteit van de coaches te verbeteren?  
  Er zal een coachbijeenkomst worden georganiseerd om hier samen over te praten. Het bestuur zal dit ook apart met Blagoje gaan voorbespreken. 
• Joost: Het gebeurt dat te vaak dat mensen niet opkomen bij tafel- en fluitbeurten. Wat gaan we hieraan doen?  
  Naar aanleiding van problemen de laatste tijd is er besloten dat we weer strenger gaan handhaven vanaf nu. Dat wil zeggen bij de eerste keer niet opkomen een boete van 25 euro, daarna een wedstrijd niet spelen.  
  Dit is echter ook een ding van alle teams: zorg er eerst zelf voor dat je eigen team altijd aanwezig is en wanneer dat bij anderen niet zo is, spreek diegenen dan ook daarop aan en geef het vervolgens door aan het bestuur. Op die manier kan er dan ook iets aan gedaan worden.  
• Ozcan 1: Kunnen we spelers weer vaker laten banken naar hogere teams, om spelers meer uit te dagen?  
  We gaan een coachbijeenkomst organiseren om dit soort dingen te bespreken met de coaches. 
• Ozcan 2: Het niveau van de arbitrage is soms belabberd. Gurkamandeep beaamt dit. 
  Er komen dus scheidsrechtersopleidingen aan om dit te verbeteren.  
• Aartie: Werken we nog steeds samen met de Academy? En zo ja, wat zien we dan daarvan in de praktijk?  
  We hebben formeel nog steeds een samenwerking. Probleem is dat Brord Brugman weg is als contactpersoon, en dat er bij de Academy ook personele problemen zijn. Overigens zijn er nog wel altijd punten waarop samengewerkt wordt. Het doel is wel om de samenwerking weer uit te breiden.   
  
  De voorzitter bedankt vervolgens iedereen hartelijk voor de komst en benoemt nogmaals de grote aanwezigheid en betrokkenheid. Daarbij wordt nogmaals de oproep gedaan om vooral contact met het bestuur op te nemen als je ideeën hebt of ondersteuning wilt aanbieden. Met de oproep om gezamenlijk nog een drankje te drinken en na te praten wordt de vergadering gesloten.