Notulen Algemene Ledenvergadering Harlemlakers 24 oktober 2022 (Sportcafé Caland) 

Aanwezigen bestuur: Peter Haarms (voorzitter), Tobias Draak (secretaris), Jordy Laarman (penningmeester) (notulen), Michael Laarman (vicevoorzitter) 

Verdere aanwezigen: Andy Laarman (speler Heren 3 + coach U16-1), Ron Driessen (speler Heren 5), Dalal Bourjouane (speelster Dames 1 + coach U12), Dana Pantovic (coach U12), Claire Baichere (ouder Ornelle Macniven VU14), Martien Roodenburg (recreant + kascommissie) 
 

1. Opening  
   De vergadering wordt iets na 20.00 uur geopend met een welkomstwoord van de voorzitter, welke alle aanwezigen dankt voor hun komst. De voorzitter legt de werking van de vergadering uit en bespreekt de agenda. Er wordt gestart met een korte voorstelronde waarin iedereen toelicht welke rol in de vereniging hij of zij heeft.   
      
   Omdat er momenteel geen coronamaatregelen meer zijn en we als bestuur ook graag verbinding willen hebben met de leden, is de vergadering ditmaal weer fysiek in de kantine. Helaas is het aantal aanwezigen weer iets lager dan de afgelopen digitale vergaderingen. De aanwezigen van vanavond die er wel zijn worden hiervoor dan ook zeer gewaardeerd. Voor volgend jaar zal er geprobeerd worden weer meer leden richting de vergadering te krijgen.    

2. Notulen ALV 27 oktober 2021  
   De notulen van de Algemene Ledenvergadering van 27 oktober 2021 worden ongewijzigd vastgesteld. 

3. Jaarverslag 2021-2022   
   De voorzitter wil graag het jaarverslag bespreken met de aanwezigen. Daarbij kijkt hij altijd eerst naar onze vastgelegde missie en visie; zijn we nog op de goede weg daarin? Aan de hand hiervan ontstaat een mooie discussie.  
    
   Onze missie rust namelijk op twee belangrijke pijlers: ‘Als vereniging streven wij er naar zoveel mogelijk jongens, meisjes en volwassenen te laten genieten van wat de basketbalsport aan plezier brengt.’ en daarnaast ‘Wij leggen binnen onze vereniging het accent nadrukkelijk op topsport en met name op de ontwikkeling van basketbaltalent.’.  
   Daarbij is het zo dat we het eerste uiteraard onverminderd doorzetten, maar over de tweede stelling wordt er stilgestaan bij de vraag; wat vinden we ervan dat er geen jeugdteams meer op landelijk niveau speelt? De consensus is dat dit wel zonde is, een goede jeugdlijn heeft ook een aanzuigende werking naar de omgeving. Zo wordt er ook even stilgestaan bij hoe de vorige golf op gang kwam. Daarbij wordt ook even stilgestaan bij de toegenomen concurrentie in de omgeving. Andere verenigingen hebben soms een andere aanpak, en we willen als club blijven werken op een voor ons goede manier. Dus het is zeker belangrijk om aan de toekomst te werken, maar wel op een gedegen manier. Zo zijn we nu al weer begonnen met het opbouwen van een mooie lijn vanuit de U12. Een aandachtspunt hierbij is dat de doorstroom naar de hogere leeftijdsklassen wel beter moet worden.  
    
   Een ander punt van aandacht waar de voorzitter graag even stil bij staat is dat het clubgevoel een beetje weg lijkt te raken. Op sommige leden en vaste groepen na is er een deel van de vereniging dat zich niet meer zo verbonden voelt. Hierdoor komen te veel taken op te weinig schouders terecht. Het bestuur moet de komende tijd goed na gaan denken hoe ouders en leden betrokken kunnen worden. Input en ondersteuning daarvoor zijn altijd welkom.  
    
   Nog een paar opmerkingen over het afgelopen seizoen: 

• Het onderhoud en beheer van de hal blijft iets wat verbeterd moet worden. Dan hebben we het trouwens niet eens alleen over het beheer van de gemeente, maar ook over het gebruik van ons zelf.  
• De arbitragebezetting van wedstrijden was dit seizoen niet zo goed. 
  Opmerking van Ron: communiceer het fluitschema eerder en duidelijker.  
  Dana vindt dat we het opleiden van scheidsrechters weer prioriteit maken. Een BS2-cursus en het spelregelbewijs staan op de agenda. Martien wil best helpen. 
• De coaches zijn nu wel een heel klein groepje, er zijn ook geen extra coaches meer vanuit de Academy. Met name bij de U14 en VU14/VU18-groep gaat het niet goed. Dit wordt apart afgesproken met de ouders van deze groepen. 
  
  De voorzitter wil dit onderdeel afsluiten met de positieve noot dat er weer een heel mooi basketballseizoen is neergezet.
  Daar kon gelukkig zelfs het laatste staartje van corona niet aan afdoen. Door de verlenging van het seizoen door de NBB kwam iedereen aan zijn aantal wedstrijden en trainingen. Soms zelfs meer dan in een regulier seizoen. Uiteindelijk werd er door de meeste spelers nog tot de laatste week van juni getraind. 
  Ook waren er nog enkele mooie kampioenen te vermelden: U12 meiden team, U14-1, U14-2 en Heren 7.  

4. Financieel resultaat 2021-2022 
   De korte samenvatting van de het financieel resultaat van het seizoen 2021-2022 is dat deze tot een gematigd positief resultaat heeft geleid. Dit is daarmee het derde seizoen op rij waarbij dit het geval is. Al met al kan dus gezegd worden dat er in ieder geval weer financiële stabiliteit is, dat er vrijwel altijd geld in kas is en dat er daarmee een buffer is opgebouwd voor mogelijke tegenvallers in de toekomst. Dat is op zich goed nieuws, want enkele seizoenen geleden ging de situatie toch wel richting kritiek.   
    
   Net als de twee voorgaande seizoenen was ook het seizoen 2021-2022 onderhevig aan het coronavirus en alle mogelijke gevolgen daarvan. De opgelegde maatregelen hebben ervoor gezorgd dat het rondom de jaarwisseling niet of slechts gedeeltelijk mogelijk was te basketballen. Nadat het seizoen wel weer was opgestart, zagen we nog steeds veel impact van corona, bijvoorbeeld door het grote aantal verschuivingen van wedstrijden. Wel is het zo dat er uiteindelijk een heel seizoen aan wedstrijden gespeeld kon worden (wat toch wel weer heel fijn was!), maar dat het seizoen daarmee wel flink is uitgesmeerd. Dit heeft gezorgd voor het hoger uitvallen van enkele kosten, maar door hier strak op te managen is dit redelijk onder controle gebleven.   
    
   Vanwege de maatregelen en de mogelijke financiële gevolgen hiervan heeft de overheid 2 tranches van de zogeheten Tegemoetkoming Amateur Sport Organisaties uitgeschreven, waarbij er financieel tegemoet gekomen kon worden bij geleden omzetverlies. Harlemlakers voldeed aan de voorwaarden van deze regelingen, en heeft deze dus ook aangevraagd. Beide tegemoetkomingen zijn (onder voorbehoud) toegekend en inmiddels uitbetaald. Het voorstel van het bestuur is om de eerste tegemoetkoming (a 3000 euro) en een deel van de tweede tegemoetkoming (een derde van in totaal 7500 euro) als opbrengst over het seizoen 2021-2022 mee te nemen. Met deze opbrengsten komt het huidig gepresenteerde positieve resultaat er uit. Vanwege het hoger dan verwachte bedrag van de tweede tegemoetkoming is het voorstel om de rest daarvan te gaan gebruiken in het komende seizoen. Op deze manier kan er duurzaam gebruik van worden gemaakt.   
    
   Kanttekening hierbij is dat het zonder deze tegemoetkomingen zeer krap was geworden om een positief resultaat te behalen, dus daarmee zijn we wel goed geholpen. Voor komende seizoen is het (hopelijk) onwaarschijnlijk dat dit weer zal gebeuren, dus er zal moeten worden gekeken naar ander vormen van externe inkomstenbronnen. 
    
   Martien Roodenburg verklaart namens de kascommissie dat de stukken zijn ontvangen en er in principe weer goed uit zien. Er zal dan ook, na het nader bekijken van alles, een dechargeverklaring worden ondertekend met enkele opmerkingen en verbeteringen.  
    
   De vergadering gaat hier in mee en verleent het bestuur dus decharge voor het gevoerde financiële beleid, en stemt daarmee ook in met de gedane voorstellen voor het verwerken van de binnengekomen bedragen. 
    

5. Begroting + vaststellen contributie 2022-2023  
   De penningmeester licht vervolgens de begroting voor het seizoen 2022-2023 toe. Deze toont onder de streep een licht positief resultaat. Tevens wordt aangeven dat deze begroting realistisch mag worden geacht en dat dit minimaal uitvoerbaar moet zijn.   
    
   Algeheel valt de grootte van de begroting qua inkomsten en uitgaven lager uit dan de laatste jaren het geval was. Dit is een trend die doorzet omdat het aantal landelijk spelende, en dus budgettair intensievere teams, omlaag is gegaan en hier ook kosten worden gedeeld met MBCA.  
    
   In deze begroting wordt dus ook het overgebleven deel van de laatst ontvangen tegemoetkoming (TASO 4^e tranche, zie boven bij Financieel Resultaat) aangewend. Het gaat daarbij om twee gelijke delen. Een deel zal worden ingezet voor het inkopen van nieuwe kleding, om zo de gehele vereniging in de nieuwe tenues te kunnen steken. Het andere deel zal dienen als buffer voor onvoorziene kosten. Hiermee komt het begrote resultaat dus een kleine 3000 euro in de plus uit.   
   
   Ron merkt dan op dat het verschil tussen de opbrengsten en de kosten nog steeds niet heel ruim is. Met een enkele kleine tegenvaller zit de begroting al vrij snel tegen break-even aan. De penningmeester beaamt dit. Daar wil hij nog wel het volgende over opmerken. In de week voor de ALV is er door de gemeente Amsterdam een subsidieregeling aangekondigd onder de naam Sterke Sportclubs. Harlemlakers voldoet op het eerste oog zeker aan de eisen en kan hier dan ook een aanvraag voor gaan indienen. Dit kan mogelijk leiden tot een paar duizend euro aan subsidie die goed kan worden besteed aan kosten die in de begroting staan. Er wordt gewerkt aan de aanvraag, maar deze is nog niet ingediend. Deze kan dus ook niet mee worden genomen in de begroting, maar dit is wel een mooie kans om die buffer te vergroten zoals voorgesteld, wat wordt toegejuicht door Ron. De penningmeester belooft hier werk van te maken.  
   
   Verder zijn er geen vragen over de begroting. Deze wordt dan ook vastgesteld door de vergadering; het bestuur krijgt mandaat om dit financiële beleid uit te voeren in het komende seizoen.  
   
   Als laatste onderdeel van het financiële gedeelte worden de nieuwe contributiebedragen aan de vereniging voorgelegd. Deze zijn niet zeer veranderd ten opzichte van het vorige seizoen. Voor enkele teams zijn er wijzigingen (bijvoorbeeld de Heren 1 en U14-1) omdat deze in een andere competitie zijn gaan spelen of minder zijn gaan trainen. Verder is er een kleine inflatie van 10 euro bij de bedragen gekomen.  
   
   Tobias merkt op dat de contributie van de Dames 1 in tegenstelling tot de andere teams met 20 euro is verhoogd (van 360 naar 380 euro). De penningmeester geeft aan dat dit niet correct is, en dat dit gecorrigeerd zal worden naar 370 euro.  
   
   Met deze correcte worden de contributiebedragen door de vergadering vastgesteld. De contributie zal door de penningmeester snel na de ALV worden gefactureerd. Dit gebeurt op de laatste jaren gebruikelijke wijze via Clubcollect. 

6. Invulling bestuurstaken + Technische Commissie  
   Volgens het aftreedrooster gaan de bestuursleden Jordy Laarman (penningmeester) en Tobias Draak (secretaris) Peter Haarms (voorzitter), François Tabak (algemeen lid) en Michael Laarman (vicevoorzitter) hun tweede jaar in. Peter Haarms (voorzitter), François Tabak (algemeen lid) en Michael Laarman (vicevoorzitter) stellen zichzelf herkiesbaar.  
   
   De vergadering stemt per acclamatie in met de invulling van het bestuur voor het komende seizoen.  
   
   Met deze bezetting is het dagelijks bestuur nog steeds goed gevuld. Daar moet wel bij worden vermeld dat er buiten dit bestuur om weinig andere kaderleden zijn. Kortom, al het werk moet nu worden gedaan met deze kleine groep. Dit is niet wenselijk, zeker niet op de lange termijn. Extra handen zijn dan ook meer dan welkom. Het hoeft daar bij niet te gaan om grote bestuursposten, maar dit kan ook juist door bij te dragen aan een kleiner onderdeel, bijvoorbeeld de organisatie van activiteiten of sponsoring.  
   
   Dalal en Dana geven aan dat zij binnen de U12-groep zullen informeren of er ouders zijn die betrokken kunnen worden. 
   
   Martien oppert verder het idee om een kort overzichtje te maken met openstaande taken zodat deze gedeeld kan worden binnen de vereniging. Op deze manier wordt de invulling daarvan ook concreter gemaakt. Het bestuur vindt dit een goed idee en zal dit oppakken.  

7. Benoeming kascommissie  
   Wytse Goud en Martien Roodenburg bieden aan nogmaals voor een nieuwe termijn te gaan als kascommissie. De vergadering stemt in met de invulling van de kascommissie.  
    
   Bij deze dank aan beide heren voor het zeer zorgvuldige werk dat zij leveren als commissie!  

8. Feestelijkheden (benoeming erelid) 
   Na de behandeling van alle formele punten is het dan tijd voor de invulling van een het feestelijke gedeelte. Zoals bekend is Peter Haarms inmiddels al bijna 12,5 jaar onze voorzitter. Vanaf het moment dat zijn zoon Matt bij de club kwam spelen was hij meteen actief en niet snel daarna was er in hem een nieuwe voorzitter gevonden, iets wat hij na al die jaren (ook na het uitwaaien van Matt richting de betere basketballlanden) nog steeds met veel plezier, inzet en humor doet.  
    
   Dit moment leek dan ook een mooie kans om deze topvrijwilliger eens in het zonnetje te zetten. Peter werd dan ook aan de vergadering voorgedragen als erelid. Uiteraard werd dit unaniem besloten. 
   
   Peter, bedankt voor al het werk dat je hebt gedaan en wat je nog zal doen!   

9. Rondvraag  
   Na deze feestelijke en meer dan verdiende uitreiking is het tijd voor het laatste onderdeel van de vergadering: de rondvraag. 
   Ron Driessen merkt op dat de website momenteel op veel punten niet meer up-to-date is. Het bestuur erkent dit probleem. Dit is precies een van de taken die blijft liggen vanwege de grote hoeveelheid werk en het kleine bestuur, zoals ook al is aangegeven bij de invulling van de bestuurstaken. Er wordt geopperd om, zolang er geen vaste beheerder is, de website in ieder geval iets kleiner en onderhoudsvriendelijker te maken.  
    
   Verder wordt er nog eens teruggekeken naar het punt dat de betrokkenheid van de leden en ouders terug lijkt te lopen. Er wordt gezegd dat dit wellicht ook kan komen door de seizoenen met de coronamaatregelen, waardoor sportparticipatie sowieso terug is gelopen, en waardoor het moeilijker was om bepaalde activiteiten te organiseren. Deze staan voor dit seizoen wel degelijk weer gepland, bijvoorbeeld de minimix aan het einde van het seizoen. Het eerstvolgende evenement is echter al op 10 december. Op die dag speelt de Heren 1 een thuiswedstrijd om 19.45 uur en is er na afloop een feest met livemuziek in de kantine. Iedereen wordt van harte hiervoor uitgenodigd.  
    
   Nadat er geen vragen meer zijn spreekt de voorzitter zijn dank uit voor de aanwezigheid en input van iedereen. Alhoewel de digitale varianten van de ALV ook goed zijn verlopen, is het ook wel fijn om dit weer fysiek te kunnen doen. Een bijkomend voordeel daarbij is dat er na afloop samen nabesproken kan worden onder het genot van een drankje en een hapje, geheel door de club verzorgd.    
   Met de uitnodiging hiervoor sluit de voorzitter de vergadering.