Notulen Algemene Ledenvergadering Harlemlakers 14 november 2018

Aanwezigen bestuur: Peter Haarms(voorzitter), Rene Vlaanderen(TC A-lijn), Gijs Haarsma(kascommissie), François Tabak(vice-voorzitter), Jordy Laarman(penningmeester)(notulen), Tobias Draak(algemeen lid)

Verdere aanwezigen: Marian Haarsma, Belinda Jurgens, Wybo Jurgens, Guido Bruijn, Bas Broerse, Massoud Bourjouane, Andy Laarman, Gideon van der Hijden, Michael Laarman, Roy van der Velde, Lars van der Velde, Britte Bucher

  1. Opening/notulen ALV oktober 2017
    De vergadering wordt om 20.00 uur geopend met een welkomstwoord van de voorzitter, welke alle aanwezigen dankt voor hun komst. Vervolgens stellen alle aanwezigen zich kort voor en geeft de voorzitter een korte uitleg van de agenda. De agenda, alsmede de notulen van de vergadering van vorig jaar worden ongewijzigd vastgesteld.
  2. Jaarverslag 17/18
    De voorzitter reflecteert op het afgelopen seizoen. Dit wordt gedaan door de resultaten langs de missen en visie van de vereniging te leggen. Eerste opmerking is dat er vorig jaar 19 teams waren en dat dit het maximum is qua aantal teams dat de laatste jaren bereikt is. Ook het huidige seizoen zijn er op dit moment nog 17, maar binnenkort ook weer 19 teams(omdat er na Kerst weer twee extra u12-teams worden ingeschreven). Dit komt met name omdat de wisselingen binnen deze jongste jeugdteams groot zijn; de instroom de
    laatste maanden na het begin van het seizoen is zeer hoog wat deze extra teams mogelijk maakt. Vervolgens worden de volgende punten besproken:
    Massoud stelt de vraag of er gemonitord is hoe de doorstroming is vanuit de jongste jeugd. De laatste jaren is de aanwas van talent vooral van buitenaf gekomen en niet zozeer vanuit de eigen teams. Een aantal jaren is de aanwas minder geweest en dat merk je in de vereniging en de invulling van de teams. Hij geeft aan dat voor de grote, huidige instroom er een gestructureerd plan zal moeten komen om de doorstroming te optimaliseren. Massoud stelt vooral voor dat er meer aandacht aan de coaching van deze teams moet komen. Wybo opteert dat er ook meer contact en nabespreking moet zijn met de ouders en spelers om actiever te monitoren wat de behoeften, wensen en ervaringen zijn. Het bestuur beaamt dat dit de komende tijd zal moeten gebeuren; er zal meer kader betrokken moeten worden bij de u12 en dit zal actiever begeleid moeten worden. Vast staat dat dit een speerpunt moet zijn voor de vereniging, een aantal mensen zijn nodig om dit gezamenlijk op te pakken en deze worden ook gevonden. In de komende tijd zal dit verder uitgewerkt moeten worden onder leiding van de coördinator van de u12/u14-groep.
  3. De bezetting van de scheidsrechters is een zaak die al een tijd goed loopt, dit met dank aan Tobias en Niek. Deze zijn essentieel om de landelijke teams te faciliteren.
  4. Rene kaart aan dat het goed gaat met de talentontwikkeling, maar dat er de laatste tijd wel veel concurrentie op in de buurt is gekomen als het gaat om de topsportopleiding. Hij wijst naar clubs als Triple Threat, MBCA en het CTO/Basketball Academy die uit dezelfde kleine vijver vissen. Essentieel punt hierin is dat we een eigen vereniging moeten zijn die iets apart uitdraagt en zijn zaken goed op orde heeft. Grootste pluspunt met betrekking tot het ontwikkelen van talent over het afgelopen seizoen is de toevoeging en lijfsbehoud van de Heren 1 in de Promotiedivisie, wat een prachtige kop vormt op de jeugdopleiding die ook behouden moet blijven. Dit uiteraard naast het sportieve hoogtepunt dat het landelijke kampioenschap van de u20 was, dit voor het tweede jaar op rij!

Het seizoen 17/18 was het laatste waarin er actief qua teams met MBCA werd samengewerkt. Deze samenwerking is inmiddels afgerond, maar heeft zeker geholpen de laatste jaren.

Het 3×3-basketball is een laatste ontwikkeling waar de vereniging bij is aangehaakt. Dit gebeurt aan de hand van verschillende evenementen die georganiseerd zullen worden.

Volgende opmerking is dat de nieuwe website opgezet door Gideon er grandioos uitziet, waarvoor grote hulde wordt uitgesproken door alle aanwezigen!

De voorzitter benadrukt nogmaals de grote waarde van de aanwezige sponsoren, ook hen is grote dank verschuldigd! Feit blijft dat hier grote winst te behalen valt. Er zal met meer structuur gezocht moeten worden in de opzet. Wybo geeft aan dat hij hier graag aan mee wil werken. Rene zal hem hiervoor benaderen om dit de komende tijd op te pakken, hij zal actief de sturing op zich nemen onder de steun van een uit te breiden groep die zich hiervoor in wil zetten.

Met betrekking tot bestuurszaken wordt aangegeven dat we elk jaar blij zijn met de inzet van de bestuursleden. Feit is wel dat de lat hoog is komen te liggen de laatste jaren als er wordt gekeken naar de eisen die gesteld worden door de missie van de vereniging, en dat we hier als bestuur dan ook aan moeten voldoen. Momenteel worden er door de bestuursleden gesprekken gevoerd over de invulling van bestuurstaken de komende tijd; dit aan de hand van de indeling geschetst in het visiestuk Harlemlakers 2.0. Dat zal gericht zijn om het bestuur meer bestuurstaken te laten vervullen en minder randzaken uit te voeren. Dit wel met de mededeling dat het takenpakket groot is en dat elke helpende hand ondersteuning hierin kan bieden. Dit is meteen ook een oproep aan nieuwe bestuursleden. Het gaat hier juist ook om mensen die kleine klussen op willen pakken. Er zal actief gezocht blijven worden naar nieuwe mensen, die ook de kans moeten krijgen hun taken te vinden.

Nieuw punt van aandacht het afgelopen seizoen was het introduceren van het Veilig Sportklimaat binnen de vereniging. In het kader hiervan zijn ook twee aanspreekbare vertrouwenspersonen aangesteld. Dit project is al bezig en zal in de komende tijd verder moeten worden uitgerold, dit onder leiding van Gijs.

Als laatste somt de voorzitter de plussen en minnen van het afgelopen seizoen op, om vervolgens de verbeterpunten voor komend seizoen te benoemen(zie hiervoor ook het jaarverslag, waarin ook de andere punten zijn uitgewerkt).

Laatste punt van aandacht is het verminderen van de discipline bij het uitvoeren van fluit-en tafeltaken, vooral D2 heeft hier zwaar onder te lijden, maar ook bij andere teams treden problemen op. Hier zal strakker op moeten worden gehandhaafd de rest van dit seizoen.

  1. Financiële cijfers 17/18
    De penningmeester licht de financiële stukken toe voor het afgelopen boekjaar 2017/2018. Het belangrijkste punt op de balans is het behaalde resultaat over het afgelopen seizoen, dit is zeer licht positief. Daar er in de laatste jaren echter een negatief vermogen is opgebouwd, is dit resultaat niet afdoende om een positief vermogen te creëren. Dit blijft echter wel het grootste punt van aandacht voor het komende jaar. Gijs geeft aan dat het wenselijk is een positief vermogen als buffer te hebben van 5 a 10 % van de begroting. Ondanks dat de vereniging over de afgelopen twee jaren geen verlies heeft geleden is de vereniging nog lang niet op dit niveau. Het bestuur stemt in met het feit dat dit een van de meest kritieke punten blijft voor het komende seizoen.
    Aan de hand van de winst- en verliesrekening licht de penningmeester verder toe hoe het resultaat tot stand is gekomen. Waar er op de vorige ALV begroot was dat er een steviger verlies werd geleden, is dit gelukkig beperkt. Dit is enerzijds gebeurd doordat er waar mogelijk is gekeken werd naar eventuele kostenbesparing. Het grootste verschil in de begroting zit hem echter in de georganiseerde zaken voor het ophalen van extra inkomsten.
    Denk hierbij aan de ingezette subsidie en het door Gideon georganiseerde kerstkamp. Met name deze laatste was een nog veel groter succes dan oorspronkelijk werd verwacht. Ook rond komende jaarwisseling zal er dan ook weer een kamp worden georganiseerd.
    Vervolgens worden er door verschillende aanwezigen vragen gesteld over specifieke posten.
    Wybo vraagt of het grote aandeel van kosten bij de bond ook zo groot is bij andere sporten. Er wordt bevestigd dat dit inderdaad best groot is, maar de vraag blijft echter wat hieraan gedaan kan worden. Gijs benadrukt nogmaals dat dit ook deels komt omdat kosten voor de zaalhuur van wedstrijden doorbelast worden via de bond.
    Roy vraagt of de recreanten ook in deze cijfers zitten qua contributie, wat wordt bevestigd.
    Lars stelt de vraag wat de post Kosten kwijtschelding contributie is. Het gaat hier om leden die wel in de begroting zitten, maar uiteindelijk niet het volle bedrag betalen, bijvoorbeeld omdat ze opzegden, of langdurig geblesseerd raakten.
    Gijs en Wim hebben in hun rol van de kascommissie een dechargeverklaring opgesteld en het bestuur instemming verleend met het gevoerde beleid en de realisatie van het resultaat.
    De leden nemen deze verklaring over en bij deze is dan ook vastgesteld dat het bestuur decharge is verleend voor het gevoerde financiële beleid over het boekjaar 2017/2018.
  2. Begroting 18/19
    De penningmeester bespreekt vervolgens de begroting van het financiële resultaat over het inmiddels lopende boekjaar 2018/2019. Ook het vooruitzicht voor dit jaar is niet zeer negatief, maar wel broos. Ondanks dat er bespaard is op een paar kostenposten, vallen ook de inkomsten uit sponsoring en subsidie terug. Dit leidt onder de streep tot een begroot verlies van ongeveer 600. Dit bedrag is uiteraard te overzien, maar als dit wordt gecombineerd met het reeds aanwezige negatieve eigen vermogen, dan is duidelijk dat er op verschillende manieren extern geld moet worden gegenereerd. Dit met name omdat er aan de kostenkant niet veel meer gesneden kan worden, de mogelijkheden liggen vooral in het aanboren van nieuwe kansen om geld binnen te halen voor de vereniging. Dit sluit weer aan bij het eerder vertelde verhaal van het belang van een grotere actieve sponsorcommissie.

Massoud vraagt waarom er in het komende jaar geen subsidie meer wordt verleend. De penningmeester geeft aan dat hier ook wel mogelijkheden liggen, maar dat er nog geen concrete afspraken zijn die in de begroting kunnen worden vastgelegd. Verder zijn er wel bepaalde subsidies voor externe activiteiten(bijv. BScool en 3×3), maar deze zijn als kostenneutraal opgenomen in de begroting.
Marian vraagt waar de opleidingskosten voor scheidsrechters naar toe gaan. Tobias legt uit dat er nu zelf weer een cursus wordt georganiseerd(BS2) en dat er daarnaast altijd de ambitie is om scheidsrechters met potentie door te laten gaan voor hogere diploma’s.
De begroting wordt na de uitleg door de leden vastgesteld zoals gepresenteerd, uiteraard onder de voorwaarde dat de genoemde acties ook daadwerkelijk ondernomen zullen worden.

  1. Benoeming bestuur
    Het bestuur geeft aan allemaal nog verder te willen komend seizoen. De leden geven aan dat ze hiermee instemmen. Het dagelijkse bestuur zal dan ook verder gaan in hun rollen. Wel wordt nogmaals benadrukt dat er wordt gekeken naar een herverdeling van portefeuilles, en dat er actief wordt gezocht naar de invulling van commissies.
  2. Rondvraag
    Gideon geeft wederom aan dat de voeding qua jeugd in principe onvoldoende zal zijn om de doorstroming naar hogere (A-lijn)teams te kunnen garanderen de komende jaren. Er ontstaat discussie over hoe dit gerealiseerd kan worden, maar dat dit geen reden zou moeten zijn voor zorgen. We moeten blijven stimuleren dat er mond-op-mond reclame in de buurt is rond de vereniging om de instroom te borgen. Dit sluit weer aan op de eerder genoemde commentaren over noodzaak van goed opgeleide, bekwame trainers die dit kunnen stimuleren om de jongste jeugd niet alleen te werven, maar ook te behouden. Daarvoor zullen dus op korte termijn acties worden ondernomen. Roy oppert om bijv. demonstratiewedstrijden of andere evenementen te organiseren die de uitstraling van de vereniging te verbeteren. Dit zal uiteraard gebeuren, ook door o.a. de 3×3, en er zal worden gekeken naar andere mogelijkheden voor evenementen.
    Daarnaast uit Roy zijn zorgen over de geringe trainingsmogelijkheden voor bijv. de u22/ Helaas zijn de mogelijkheden ook voor de vereniging niet groot, maar er zal worden gekeken naar korte termijnoplossingen en naar meer opties in de komende jaren bij de gemeente voor zaalhuur in het algemeen.
    Britte geeft aan dat er meer moet worden gedaan om leden te benaderen voor taken, bijv. via gebruik van de maillijsten. Het bestuur zal dit ook meer gaan doen in de toekomst, de communicatiemiddelen kunnen nog beter gebruikt worden.
    Massoud vraagt of er gekeken kan worden naar het formeren van een zaaldienst, die de gang van zaken in de gaten houdt tijdens wedstrijden en trainingen. Dit valt of staat ook bij de beschikbaarheid van mensen, en daarnaast is er ook een bepaalde verantwoordelijkheid voor coaches en aanvoerders. De gedachte wordt echter ten zeerste gedeeld door iedereen.
    Michael spreekt zijn waardering uit voor het bestuur dat ook veel werk heeft verricht, wat ook door de andere aanwezigen wordt gedeeld.

De voorzitter bedankt iedereen voor deze steun en sluit vervolgens, na nogmaals dank te hebben uitgesproken voor de aanwezigheid en input van iedereen, de vergadering. Het bestuur en de leden zullen er alles aan doen om ook het seizoen 2018/2019 weer tot een groot succes te maken!