Notulen Algemene Ledenvergadering Harlemlakers 27 oktober 2021 (digitaal via MS Teams) 

 
Aanwezigen bestuur: Peter Haarms (voorzitter), Francois Tabak (algemeen bestuurslid), Tobias Draak (secretaris), Jordy Laarman (penningmeester) (notulen), Michael Laarman (vicevoorzitter), Bas Broerse (Technische Commissie)  

Verdere aanwezigen: Filiz Ayan (ouder Can Toprak U14-1), Edwin Baars (H5), Niek Heering (scheidsrechter), Merel Heering (scheidsrechter), Gerlanda Crijns (coach en ouder Nikki van Wees VU18), Ron Driessen (H7), Claire Baichere (ouder Ornelle Macniven U12), Samora Methorst (ouder Janneman van Luit U12), Wytse Goud (H7 + kascommissie), Wim Nieuwenhuizen (coach H1), Erwin van Veen (ouder U18-2) 

1. Opening 
De vergadering wordt om 20.00 uur geopend met een welkomstwoord van de voorzitter, welke alle aanwezigen dankt voor hun komst. De voorzitter legt de werking van de vergadering uit en bespreekt de agenda. Er wordt gestart met een korte voorstelronde waarin iedereen toelicht welke rol in de vereniging hij of zij heeft.   
   
Ook dit jaar is de vergadering digitaal, vanwege het succes en de grote opkomt van vorig jaar. Het aantal aanwezigen is wel iets lager dan vorig jaar. Uiteraard is het altijd mogelijk om dingen te bespreken met het bestuur, zij zijn daarvoor altijd benaderbaar, maar de voorzitter benadrukt dat de ALV het moment is om als vereniging terug te blikken en samen dingen te kunnen bespreken. De aanwezigen van vanavond worden hiervoor dan ook zeer gewaardeerd.    

2. Notulen vergadering 2020  
De notulen van de Algemene Ledenvergadering van 14 oktober 2020 worden ongewijzigd vastgesteld.  

3. Jaarverslag 2020-2021   
Het jaarverslag is in zijn geheel te lezen op de website: Jaarverslag 2020-2021 – Harlemlakers. De voorzitter gaat de besproken onderwerpen kort langs.   

Allereerst natuurlijk datgene wat ons helaas het meest van invloed is geweest: namelijk alle maatregelen en beperkingen die er zijn geweest door corona. We hopen met name dat alle leden daar goed door heen zijn gekomen, maar vinden het vooral heel erg jammer dat er daardoor zoveel niet heeft door kunnen gaan. Hierdoor heeft ons sportieve hart toch een beetje gebloed, want dat is waar we het uiteindelijk voor doen. Als vereniging hebben we dan ook geprobeerd zoveel mogelijk wel te organiseren: door bijvoorbeeld de U12 aparte, onderlinge toernooitjes te laten spelen, de senioren de mogelijkheid te bieden in tweetallen schotoefeningen te doen, in de zomer pick-ups door te laten gaan en zodra het buiten mocht gebruik te maken van de baskets die zijn neergezet op het plein voor het Calandlyceum. Voor dat laatste willen we het Calandlyceum heel hartelijk bedanken voor de geboden mogelijkheid hiervoor!   

Het tweede belangrijke punt om te noemen zijn de samenwerkingen die zijn aangegaan of uitgebouwd. Dat laatste is gebeurd met het Caland Basketball waar we vorig seizoen al mee zijn gestart. Alhoewel het moeilijk was dit helemaal goed te organiseren tijdens een stilliggende periode, hebben we hard gewerkt om nog beter elkaar aan te vullen om de vlakken waar we zelfstandig al sterk waren.  

Vanuit deze samenwerking is ook geconstateerd dat het voor Harlemlakers steeds lastiger wordt om zelfstandig een hele A-lijn (landelijk) te draaien die in alle leeftijdsklassen mee kan doen op nationaal niveau. Dit vanwege de steeds groter wordende concurrentie in de nabije omgeving. Hierom hebben we nadrukkelijk de samenwerking gezocht met enkele partijen in de omgeving. Uiteindelijk is hier uitgekomen dat we, na een aantal intensieve gesprekken, wilden en konden gaan samenwerken met de club MBCA uit Amstelveen. Dit is een vereniging die de laatste jaren heel hard is gegroeid, met name in kwantiteit en kwaliteit in de jeugd. Met hun ledenbestand en ons sterke kader en ervaring vonden we beiden dat we elkaar hierin konden gaan ondersteunen. Concreet houdt in dat we momenteel onder een gezamenlijke vlag (Amstel State gedoopt) in de U18-Eredivisie en de U22 Dutch Talent League spelen. Daarnaast werken we samen in een aantal andere teams waarbij er uitwisseling is tussen de vereniging qua spelers en kader, namelijk in de U16 Tweede Divisie en U18 Tweede Divisie MBCA en Dames 1 van Harlemlakers. We zien momenteel al de grote positieve invloed hiervan. De komende tijd zal nader worden uitgewerkt hoe dit organisatorisch kan worden uitgewerkt richting de lange termijn.  

Een laatste samenwerking die nog altijd goed loopt is die met de stichting Basketball ‘sCool, elke zaterdagochtend in hal 2, die de instroom van de jongste jeugd faciliteert. Michael Hoffman heeft hier veel werk aan.  

Vervolgens worden de verschillende lijnen toegelicht. De U12 is sterker dan ooit door de grote inspanning van alle coaches hierin en biedt een mooie toekomst. In de jeugd is er buiten de genoemde samenwerkingen verder een grote instroom geweest wat ook hier weer volle en goede teams geeft. Als laatste klapper natuurlijk de senioren, met het Heren 6-team vol gebleven en teruggekeerde Harlemlakers en de Heren 2 die ook in de Tweede Divisie is gaan spelen, hebben we nu 8 seniorenteams, waarvan 3 op landelijk niveau en verder verdeeld in alle klassen! Dit is een prachtige ontwikkeling voor de vereniging.  

Enkele verdere opmerkingen die genoemd moeten worden: 

De voorzitter benoemt als laatste samenvattend enkele plussen en minnen over de gang van zaken zoals die ook in het jaarverslag staan. Het jaarverslag wordt hierna ongewijzigd vastgesteld. 

De enige opmerking die hiermee nog wordt meegegeven is dat het bestuur van harte hoopt dat het nieuwe seizoen er een kan zijn om weer in zijn geheel te kunnen genieten, en de leden wordt opgeroepen dit dan ook volop te doen!

4. Financieel resultaat 2020-2021 

De penningmeester licht het behaalde resultaat over 2020-2021 toe. Daarvoor moeten we eerst terug naar de vorige ALV, waarbij het volgende is afgesproken: “In de komende week na de ALV worden de contributies gefactureerd. Dit gebeurt op de gebruikelijke wijze via Clubcollect. De bedragen zijn de contributiebedragen zoals vastgesteld op de ALV welke zijn begroot voor een volledig seizoen. Bij een langdurige uitval van het seizoen zal er worden gekeken welke kosten er wel en niet zijn doorgeplaatst aan de vereniging. Het verschil tussen de opbrengsten en de kosten + 2000 euro zal naar rato (qua hoogte contributie) worden uitgekeerd aan de leden. Eventuele differentiatie tussen teams en leeftijdsklassen hierin is ook mogelijk (als bijv. U18 wel mag trainen en daarboven niet). Dit gebeurt aan het einde van het seizoen, op voordracht door de penningmeester.”  

Door corona is een deel van het seizoen uitgevallen en dus zijn er minder kosten bijvoorbeeld zaalhuur en bondskosten gemaakt, maar andere kosten bleven wel staan. Deze verrekening heeft helaas dus plaats moeten vinden en dat is inmiddels ook gebeurd. De leden konden, afhankelijk van het team, tussen de 50 en 60 % terugkrijgen van de contributie. Een deel heeft dat inmiddels ook gedaan, een ander deel heeft aangegeven dat ze hier van af zullen zien (waarvoor dank!). Daarnaast moeten er ook nog een aantal leden hun deel van de contributie nog betalen; het bestuur gaat hier nu zeer actief achter aan.  

Verder nog een paar extra bijzondere posten: 

• Er is vorig jaar een aanvraag gedaan bij de voormalige Stichting Sportcentrum Caland, die het beheer van de hal inmiddels heeft overgegeven aan de gemeente Amsterdam. Deze stichting had echter nog wel geld op de bank staan en wilde dit graag uitkeren aan de clubs van Nieuw-West. De vereniging heeft vanuit deze uitkering ook geld ontvangen. Dit is of wordt nog gebruikt voor onder andere ballen en opleidingen.  
• Samen met het Calandlyceum is er een project gestart dat aansluit bij de stichting Alleen Jij Bepaalt, dat sport toegankelijk maakt voor bepaalde groepen die hier anders minder mee in aanraking komen. Dit is een gesloten afspraak: oftewel, alleen de kosten die we maken worden gedekt door de stichting.  
• De vereniging kwam in aanmerking voor de regeling Tegemoetkoming Amateur Sport Organisaties, wat de overheid in het leven heeft geroepen om vereniging tijdens corona financieel te ondersteunen. In het seizoen is hier 3000 euro voor ontvangen. Deze zijn meegenomen als externe inkomsten. Verder bestaat de hoop dat we dit nog eens krijgen, maar dit kan niet worden meegenomen over de cijfers van dit seizoen. 

Al met al is er dus een positief resultaat behaald van iets meer dan 3000 euro, wat dus correspondeert met de eerder gemaakte afspraak.  

De penningmeester geeft een toelichting op de hieruit resulterende balans. Deze is wel anders dan normaal. Dit komt vanwege het feit dat het boekjaar werd afgesloten op 30 juni 2021, maar dat toen alle verrekeningen met betrekking tot contributie nog plaats dienden te vinden. Daarom zijn er dus veel hogere bedragen dan normaal te vinden, voor bijvoorbeeld Nog te betalen en Vooruit ontvangen Bedragen. Verder staan de zojuist genoemde posten van subsidies dus nog op de balans. Verder is het eigen vermogen dus weer wat gegroeid.  

Ron Driessen wil allereerst het bestuur de complimenten maken met de afhandeling die er is gedaan met de contributie; hij vindt dit een voorbeeldige manier en een fijn signaal om te geven richting de leden. De voorzitter bedankt Ron hiervoor, maar merkt op dat we dit samen hebben besloten tijdens de vorige ALV en wat dus het belang is van die vergadering. Verder vraagt Ron wat de penningmeester vindt van de huidige financiële positie van de vereniging.  

Deze verklaart dat er de laatste jaren een stevige verbetering heeft plaatsgevonden, waarmee er in ieder geval een kleine buffer is opgebouwd. Idealiter moet er echter nog wel meer eigen vermogen zijn om een geheel stabiele vereniging te hebben, die ook tegen een negatief stootje kan. Verder moet er worden opgemerkt dat de laatste twee seizoenen met corona weliswaar heel vervelend waren, maar dat deze vanuit enkel een financieel oogpunt niet nadelig waren voor de vereniging. Het is daarom zaak deze strakke begroting ook de volgende jaren door te kunnen voeren als er wel weer volledige seizoenen worden gespeeld. Daarbij helpt het dat de vereniging flink is gegroeid en er meer U12- en seniorenteams zijn ten opzichte van de landelijke teams, wat een goede basis hiervoor geeft. Er is dus vertrouwen in de huidige en toekomstige situatie.  

Helaas heeft het, onder andere door het feit dat er vanwege corona nog laat een aantal afrekeningen gedaan moesten worden, de penningmeester niet op tijd alle financiële stukken af kunnen ronden voor de ALV. Hierdoor heeft de kascommissie nog niet voldoende tijd gehad om alle stukken in te zien en een verklaring op te stellen. Dit zal de komende weken gaan gebeuren. Wel verklaart Wytse Goud namens de kascommissie dat de stukken zijn ontvangen en er in principe weer goed uit zien. Er zal dan ook, na het nader bekijken van alles, een dechargeverklaring worden opgesteld met enkele opmerkingen en verbeteringen. De voorzitter stelt voor om het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid onder voorbehoud van goedkeuring door de kascommissie. Hiermee wordt de kascommissie en de penningmeester ook rustig de tijd gegeven om dit goed af te ronden.  

De vergadering gaat hier in mee en verleent het bestuur dus decharge voor het gevoerde financiële beleid onder voorbehoud van goedkeuring door de kascommissie.  

5. Begroting + vaststellen contributie 2021-2022  
De penningmeester licht de vervolgens begroting voor het seizoen 2021-2022 toe. Deze toont onder de streep een licht positief resultaat. Tevens wordt aangeven dat deze begroting realistisch mag worden geacht en dat dit minimaal uitvoerbaar moet zijn.   

Algeheel valt de grootte van de begroting qua inkomsten en uitgaven lager uit dan de laatste jaren het geval was. Dit is met name te danken aan de samenwerking met MBCA. Hierdoor wordt er samengewerkt in een aantal landelijk spelende, en dus budgettair intensievere teams, en worden hier ook kosten gedeeld.  

Het grootste tegenvallende punt blijft wederom het gebrek aan sponsoring. Dit kan dus enkel verbeterd worden het komende seizoen! Verder is er een klein bedrag aan inkomsten uit de verkoop van tenues en kleding opgenomen; er wordt geprobeerd hier meer te gaan verkopen. Daarnaast is het onzeker of er weer een kamp kan worden georganiseerd en of hier inkomsten uit kunnen worden gehaald. Daarom is dit niet meegenomen in deze begroting. Al met al zijn er voor wat betreft inkomsten buiten de contributie dus wel een aantal mogelijkheden, maar is hier bij nog geen zekerheid.  

Edwin Baars vraagt zich af waarom er nog steeds een bedrag voor boetes wordt opgevoerd op de begroting; deze waren de laatste jaren toch bijna weg. Het is echter zo dat het ook met de tablet nog steeds mogelijk is om boetes te krijgen als vereniging; waarschijnlijk niet meer zo veel, maar dat er daarom nog wel steeds rekening mee wordt gehouden in de begroting. 

Wytse Goud merkt op dat er, niet conform het vorige advies van de kascommissie, geen rekening is gehouden met onvoorziene kosten. De penningmeester geeft aan dat dit wel had moeten gebeuren, maar dat dit niet meteen consequenties heeft op de begroting. Zo is er in de begroting ook niet opgenomen dat er waarschijnlijk nog een tweede uitkering van de TASO (zie vorige agendapunt) à 3000 euro komt. Hiermee is dan ook meteen een deel van deze onvoorziene kosten gedekt. Hier kan de vergadering mee instemmen. De penningmeester zegt toe zowel de post voor onvoorziene kosten, als de verwachte subsidie, voor hetzelfde bedrag op te nemen in de definitieve begroting. Qua verwacht resultaat is hier dus geen verder effect.  

De begroting wordt met bovengenoemde wijziging vastgesteld door de vergadering; het bestuur krijgt mandaat om dit financiële beleid uit te voeren in het komende seizoen. Advies hierbij is dat er wederom met extra scherpte en aandacht moet worden gekeken naar de invloed van corona op verschillende zaken, en dat de financiële afwikkeling in de samenwerkingen zorgvuldig wordt gedaan.   

Voortlopend op de begroting voor het lopende seizoen legt de penningmeester de hoogte van de contributiebedragen voor. Deze zijn voor de meeste teams gelijk gebleven ten opzichte van het vorige seizoen. Voor enkele teams is er iets gewijzigd; in deze gevallen gaat het om het gelijktrekken van contributiebedragen voor teams die qua soort competitie en de hoeveelheid trainingen gelijkwaardig zijn. Verder zijn er geen echte wijzigingen te melden.  

Wim Nieuwenhuizen vraagt wat de regeling is voor de hoogte van de contributie wanneer een speler in meerdere teams speelt, of lager is ingeschreven vanwege bepaalde redenen. De penningmeester verklaart dat in dit soort gevallen het contributiereglement (http://harlemlakers.nl/contributiereglement/) voorziet; in dit geval punt A3):  
“Tenzij een speler volledig meetraint en meer dan regelmatig (tot vast) meespeelt bij een (of meerdere) hoger(e) team(s), in dat geval is het hoogste contributiebedrag van de verschillende teams verschuldigd.” 

De inning van de contributie zal dit seizoen wederom weer lopen via Clubcollect. Er is gekozen om het gehele bedrag in een maal te laten factureren. Verder wordt er stilgestaan bij het feit dat het helaas ook voor dit seizoen niet uitgesloten kan worden dat er mogelijk een deel van het seizoen uit kan gaan vallen vanwege coronamaatregelen. Daarom stelt het bestuur voor om wat betreft (een eventuele teruggave van) de contributie hier hetzelfde mee om te gaan als het afgelopen seizoen is gebeurd. Voor de volledigheid; het gaat hier om de volgende afspraak:  

“In de komende week na de ALV worden de contributies gefactureerd. Dit gebeurt op de gebruikelijke wijze via Clubcollect. De bedragen zijn de contributiebedragen zoals vastgesteld op de ALV welke zijn begroot voor een volledig seizoen. Bij een langdurige uitval van het seizoen zal er worden gekeken welke kosten er wel en niet zijn doorgeplaatst aan de vereniging. Het verschil tussen de opbrengsten en de kosten + 2000 euro zal naar rato (qua hoogte contributie) worden uitgekeerd aan de leden. Eventuele differentiatie tussen teams en leeftijdsklassen hierin is ook mogelijk (als bijv. U18 wel mag trainen en daarboven niet). Dit gebeurt aan het einde van het seizoen, op voordracht door de penningmeester.”  

De vergadering vond dit een heldere en correcte afspraak en hier dan ook mee ingestemd. De contributiebedragen worden door de vergadering vastgesteld zoals voorgesteld, inclusief de daar bijbehorende afspraak met betrekking tot de eventuele invloed van corona.   

6. Invulling bestuurstaken + Technische Commissie  
Volgens het aftreedrooster gaan de bestuursleden Peter Haarms (voorzitter), François Tabak (algemeen lid) en Michael Laarman (vicevoorzitter) hun tweede jaar in. Jordy Laarman (penningmeester) en Tobias Draak (secretaris) stellen zichzelf herkiesbaar.   

Daarnaast vervult Jordy momenteel ook nog de rol van de ledenadministratie. Dit vanwege het feit dat Anya (in ieder geval tijdelijk) deze functie naast haar heeft moeten leggen vanwege privé-omstandigheden die logischerwijs aandacht en voorrang verdienen. Anya wordt hierbij veel sterkte toegewenst en nogmaals bedankt voor het werk van de afgelopen jaren.   

De Technische Commissie zal blijven bestaan uit Brord Brugman, Bas Broerse en Massoud Bourjouane. Zij werken op dit gebied nauw samen met de Technische Commissie van MBCA.   

De vergadering stemt per acclamatie in met de invulling van het bestuur voor het komende seizoen.  

7. Benoeming kascommissie  
Wytse Goud en Martien Roodenburg bieden aan voor een nieuwe termijn te gaan als kascommissie. De vergadering stemt in met de invulling van de kascommissie.  

Bij deze dank aan beide heren voor het zeer zorgvuldige werk dat zij leveren als commissie!  

8. Rondvraag  
Gerlanda Crijns heeft een drietal vragen voor de rondvraag:  

• Het VU18 heeft moeite om 2 trainingen in de week goed te bezetten: is het nog mogelijk om 1 van deze trainingen te schrappen in de hoop dat de andere training dan door iedereen wordt bezocht? Bas Broerse vanuit de TC geeft aan dat hier niet iets op tegen is. Gerlanda gaat inventariseren bij de groep of dit gewenst is.   

• Onder het VU18-team is er nog niemand met een scheidsrechtersdiploma: wordt hiervoor iets georganiseerd? Tobias Draak geeft aan dit zeker zeer snel op de planning staat. Vanaf volgend seizoen is het zelfs verplicht vanuit de bond om minimaal het spelregelbewijs in bezit te hebben om überhaupt mee te mogen doen bij wedstrijden. Niek en Merel Heering willen graag deze cursus mee organiseren.   
• De laatste vraag is wat het beleid is met betrekking tot het verplaatsen van wedstrijden. Uiteraard moet er worden voorkomen dat er teams hierbij niet opkomen dagen. Tobias Draak vertelt dat het vaak nog wel mogelijk is om incidenteel een wedstrijd te verplaatsen als hierbij veel te weinig spelers aanwezig kunnen zijn. Het is echter vooral zaak dit tijdig (zeker enkele weken van tevoren) te melden bij het wedstrijdsecretariaat, dan kunnen zij hiermee aan de slag.  

Wim Nieuwenhuizen vraagt of er na de recente samenwerkingen nog wordt gekeken naar nieuwe samenwerkingen. Zo denkt hij dat goed kan zijn om hierover eens te praten met AMVJ. Deze ooit grote club wordt namelijk wel heel klein, maar als voordeel gebruikt het wel een hele mooie sporthal. De voorzitter bevestigt dat we hiervan op de hoogte zijn en dat we dit gesprek willen gaan voeren. Wim heeft hiervoor eventueel wel een contact.  

Niek Heering geeft aan de vorige ALV te hebben aangegeven leden te willen helpen indien er hulp gevraagd werd bij het betalen van contributie, via bijvoorbeeld een stichting die gezinnen met lage inkomens kan ondersteunen. Hiervoor is het mailaccount hulpvraag@harlemlakers.nl in het leven geroepen. De vraag is of deze actief gepromoot kan worden voor de nieuwe contributieronde. De penningmeester geeft aan dit mee te nemen in de communicatie hierover.   
Een aanvullende opmerking is dat het via andere verenigingen soms ook mogelijk is rechtstreeks te betalen met de zogeheten Stadspas. Harlemlakers werkt hier momenteel nog niet mee. De penningmeester en Niek Heering gaan samen kijken of dit te realiseren valt.  

Aangezien er geen vragen meer zijn, wil Edwin Baars graag nog het bestuur bedanken voor al het gedane en komende werk in het afgelopen en nieuwe seizoen. Het is heel fijn om te zien dat hierdoor toch weer 21 teams en meer dan 200 leden basketballend kunnen genieten.   

De voorzitter bedankt Edwin hartelijk voor deze mooie woorden en wil de vergadering afsluiten met een paar opmerkingen. Het bestuur doet het werk graag, zeker als daar de waardering uit komt dat de vereniging weer volop kan genieten bij de trainingen en wedstrijden. Wel willen hij en Tobias Draak hierbij benadrukken dat de bezetting in het bestuur en van andere verenigingstaken stabiel zijn, maar dat vele handen altijd licht werk maken. Dus mochten er mensen graag input of ondersteuning willen leveren, dan zijn ze altijd welkom. Schroom dus niet om het bestuur te benaderen, ook niet voor andere vragen, tips of opmerkingen. 

De voorzitter spreekt verder zijn dank uit voor de aanwezigheid en input van iedereen, en het feit dat deze ook digitaal toch weer goed is verlopen. Voor volgend jaar hopen we dat deze weer kan worden georganiseerd in fysieke vorm, met daarbij een borrel na afloop, en dat hierbij een groter deel van de vereniging aanwezig zal zijn.   

Het laatste wat het hele bestuur voornamelijk hoopt momenteel, en wat we de leden dan ook nadrukkelijk mee willen geven: we hopen van harte dat het seizoen 2021-2022 zonder onderbrekingen en maatregelen gespeeld kan worden, en dat iedereen gewoon kan genieten van een prachtig basketballseizoen!  

Met deze boodschap sluit de voorzitter de vergadering.