Notulen Algemene Ledenvergadering Harlemlakers 16 oktober 2019

Aanwezigen bestuur: Peter Haarms (voorzitter), Rene Vlaanderen (TC A-lijn), Jordy Laarman (penningmeester) (notulen), Michael Laarman.

Verdere aanwezigen: Wybo Jurgens, Massoud Bourjouane, Marten Dalderup, Youssef el Rabbaj, Martien Roodenburg, Wytse Goud, Nils van Zoolingen, Pieter van Blaricon.

1. Opening
De vergadering wordt om 20.00 uur geopend met een welkomstwoord van de voorzitter, welke alle aanwezigen dankt voor hun komst. De voorzitter legt de werking van de vergadering uit en bespreekt de agenda.

2. Notulen ALV 14 november 2018
De voorzitter bespreekt kort de notulen van de ledenvergadering van verleden jaar door, en informeert of hier nog vragen over zijn. Een openstaande vraag van Wybo Jurgens en Massoud Bourjouane is of er nog subsidie is ontvangen vanuit de gemeente het afgelopen seizoen. Jordy Laarman licht toe dat dit wel is gebeurd voor afgebakende projecten (3×3 en Basketball sCool), maar verder niet zoals in de seizoenen daarvoor. Rene Vlaanderen vertelt dat er heel proactief moet worden gezocht naar dergelijke bronnen, maar dat dit het afgelopen seizoen ook niet is gebeurd, net als bij de sponsoring.
Van Massoud komt ook de vraag hoe het staat met de instroom en doorstroming de jongste jeugd. Dalal Bourjouane heeft het afgelopen seizoen veel werk gestoken om de U12-teams weer te vullen. Voor het nieuwe seizoen is Michael Hofman daarbij gekomen om dit een extra impuls te geven. Marten Dalderup merkt op dat het eerder ontstane gat aan leden bij de U14 en U16 blijft.
Er is instemming over het feit dat de aanwas van nieuwe leden en het behouden daarvan essentieel is om de vereniging goed vol te houden. Daarmee kan worden voorkomen dat de slag wordt gemist zoals enkele jaren geleden.
Vervolgens wordt gesproken hoe het staat met de invulling van de oudere teams. Wybo vraagt of er voldoende wordt gesproken met de leden die weggaan over hun beweegredenen. De voorzitter en Rene Vlaanderen lichten toe dat dit wel is gebeurd, maar ook dat de concurrentie in de buurt is aangetrokken, en dat er harder gewerkt moet worden om spelers te behouden. Aan de andere kant zijn er ook genoeg spelers die een stap naar boven maken, wat we alleen maar kunnen toejuichen. We moeten dan ook nieuwe spelers blijven verwelkomen.
Het bestuur neemt het idee mee om nog meer tijdens het seizoen te communiceren met leden over hun plannen en ideeën voor de komende seizoenen.
De notulen van de Algemene Ledenvergadering van 14 november 2018 worden ongewijzigd vastgesteld.

3. Jaarverslag seizoen 2018/2019
Aansluitend op de ontstane discussie naar aanleiding van de notulen wordt aan de hand van de voorzitter het jaarverslag doorgenomen. Hij bespreekt hierbij de hoogte-, diepte- en aandachtspunten van het seizoen 2018/2019.

Kampioen in het afgelopen seizoen werden de Heren 5, de U18-2 en de U12-1, allen verdienen daarvoor hulde! De resultaten van de teams in de A-lijn waren iets minder het afgelopen seizoen. Wel noemenswaardig was de uiteindelijke verloren bekerfinale van de u21. Naast het Promotiedivisieteam dat zich zonder moeite in de middenmoot speelde, waren ook de Heren 2 en 3 op een hoger niveau gaan spelen. Maar weinig verenigingen hebben zoveel hoog spelende teams. Daarnaast zijn er nu twee damesteams en daarmee een volwaardige en bijzonder complete seniorenlijn. De U12-lijn moet duidelijk weer groeien, maar is op de goede weg.
Eenzelfde positief gevoel is er bij de invulling van de coaches op de teams. Binnen de A-lijn bestaat deze uit louter jonge mensen uit eigen gelederen, wat het afgelopen seizoen het geval was, maar ook in het komende seizoen wederom zo is. Dit is ook de visie van de vereniging; dat er jonge, enthousiaste mensen de kans moet worden gegeven om zich te bewijzen.
Qua invulling van de landelijke scheidsrechters blijft het ieder seizoen weer ingewikkeld om voor alle landelijk spelende teams weer een scheidsrechter te kunnen leveren. In het vorige seizoen ging dit relatief eenvoudig, in het seizoen 2019/2020 moest er weer een ervaren kracht (Pieter van Blaricon) worden gevraagd om dit te vervullen. De discipline bij tafel- en fluitbeurten op de vereniging is verbeterd ten opzichte van de jaren daarvoor, maar dit kan uiteraard altijd nog beter.
Duidelijk een nieuw punt van aandacht is de staat van de Calandhal. Deze laat toch gebruikssporen zien, is vaak slecht schoongemaakt en de verdere verzorging van de beheerders is beneden peil. Er zijn daarnaast regelmatig reparaties nodig die veel tijd in beslag nemen. Tevens is het lastig om iemand hierop aan te spreken: de beheerders tonen in het algemeen weinig verantwoordelijkheid en vanwege een herstructurering is het lastiger om de juiste directieleden te benaderen. Omdat de huur van de zaal een dermate grote kostenpost is mag hier als vereniging ook een goed product worden verwacht. Het bestuur is reeds bezig met interventies op dit gebied.
De voorzitter benoemt nogmaals de grootste aandachtspunten: de staat van de hal, het weer verder opbouwen vanuit de jongste jeugd en het dichten van het ledengat bij de U14 en U16, de uitdagende financiële situatie (welke nog zal worden toegelicht door de penningmeester) en het activeren van de leden door middel van bijvoorbeeld het organiseren van activiteiten (het kamp rond de jaarwisseling is een mooi voorbeeld hoe je als vereniging en een positieve uitstraling kan creëren en extra geld kan genereren met een succesvol evenement).
Het jaarverslag wordt door de vergadering vastgesteld en zal in definitieve vorm worden
gepubliceerd op de website van de vereniging.

4. Aanpassing huishoudelijk reglement
Het huishoudelijke reglement dat de vereniging heeft inmiddels enigszins verouderd; de laatste versie was opgesteld in 2010 en daarmee waren een aantal punten die hierin voorkwamen niet meer actueel. In de bestuursvergadering van begin oktober is er in het bestuur een aangepaste versie van het reglement opgesteld. Michael Laarman benoemt de belangrijkste aanpassingen die er zijn gedaan. Het betreft naast kleine wijzigingen, zoals veranderde leeftijdscategorieën en nieuwe structuren bij de bond, een aantal wijzigingen waardoor het reglement weer aansluit op de werk- en zienswijze van het bestuur en de vereniging in het algemeen. Het onderdeel Contributie in het reglement is daarnaast aanzienlijk ingekort, in plaats daarvan is er onlangs door het bestuur een vernieuwde versie van het Contributiereglement vastgesteld, waarin nader wordt ingegaan op de vaststelling en inning van de contributie, alsmede verwante zaken rondom de uitbetaling van vergoedingen en de wijze van afhandeling bij uitzonderlijke gevallen.

De nieuwe versie van het huishoudelijk reglement wordt door de vergadering vastgesteld. Deze zal gepubliceerd worden op de website van de vereniging.

5. Financieel verslag 2018/2019
De penningmeester licht de eindcijfers van het seizoen 2018/2019 toe. Onder de streep is er een verlies geleden dat nog te overzien, maar wel te groot is. Aan de hand van de financiële verklaring worden de opmerkelijke posten besproken.
Opmerking vanuit de vergadering is het hoge bedrag aan tenues. Er wordt uitleg gegeven over het systeem en waarom er extra kosten zijn gemaakt (onder andere facilitering nieuw team, en aanschaf voorraad U12). Vanuit de aanwezigen wordt de opmerking geplaatst dat er wellicht kan worden gekeken naar een aanpassing van het gebruikte systeem, door bijvoorbeeld weer over te gaan op verplichte aanschaf van een eigen tenue voor alle leden, of een helderder afschrijvingssysteem. De plus- en minpunten van de verschillende systemen worden kort besproken. Het bestuur neemt de overweging mee, maar geeft wel aan dat het een grote verandering betreft die vrij lastig door te voeren is. Feit is wel dat er op tenues geen verlies mag worden geleden.
Vervolgens wordt er een vraag gesteld over de boetes die zijn ontvangen. De penningmeester licht toe dat het gaat om de boete voor de terugtrekking van een team, maar ook dat er nog steeds veel boetes worden ontvangen van de bond vanwege bijvoorbeeld niet-gelicenseerde scheidsrechters. Boetes voor individuele strafzaken worden wel doorbelast.
De penningmeester geeft een toelichting op de resulterende balans. Belangrijkste punt hierbij is het hoge bedrag een debiteuren. Dit bestaat, naast enkele reeds betaalde facturen, onder andere uit een te grote hoeveelheid openstaande contributiebedragen. Voor sommige is reeds een incassobureau aangeroepen voor de inning, maar deze posten blijven een risico. Er moet in het komende jaar worden gekeken naar de waarschijnlijkheid van inning, en wellicht naar afboeking.
Wel een aandachtspunt vanuit de vergadering is dat het bestuur best strenger en rechtlijniger kan optreden naar niet-betalers om problemen voor de vereniging te voorkomen.
Een tweede punt is het opgenomen bedrag een kosten voor de merchandise. Dit betreft de opstartkosten, onder andere aanschaf van logo’s, die nog niet zijn terugverdiend. In het komende seizoen moet er worden gekeken naar hoe de verkoop kan worden vergroot.
Al met al is het resultaat dat het eigen vermogen van de vereniging verder negatief is geworden. Dat was het al na het vorige seizoen, maar door het geleden verlies is dit bijna verdubbeld. Deze situatie is uiteraard zeer onwenselijk, en gepaste voorzichtigheid is geboden. Er dient hard te worden gewerkt om dit in het komende boekjaar weg te werken, en daarna een positieve buffer op te bouwen.
Wytse Goud heeft in zijn rol van de kascommissie een dechargeverklaring opgesteld waarin de de administratie van de penningmeester correct wordt bevonden en aan het bestuur instemming wordt verleend met het gevoerde beleid en de realisatie van het resultaat. De leden nemen deze verklaring over en er wordt vastgesteld dat het bestuur decharge is verleend voor het gevoerde financiële beleid over het boekjaar 2018/2019.

6. Begroting 2019/2020
De penningmeester licht de begroting voor het seizoen 2019/2020 toe. Deze toont een zeer klein positief resultaat. Tevens wordt aangeven dat deze begroting realistisch mag worden geacht en dat dit minimaal uitvoerbaar moet zijn. In die zin wordt niet verwacht dat het tekort van de vereniging verder zal oplopen, maar dat er ook nog geen inhaalslag wordt verwacht. Het grootste tegenvallende punt blijft het gehele gebrek aan sponsoring of subsidie. Aan de andere kant kan dit enkel verbeterd worden het komende seizoen!
Wytse Goud merkt op dat de coachvergoeding lager uitvalt dan in voorgaande seizoenen. Te kennen wordt gegeven dat dit komt omdat er nog enkel gewerkt wordt met eigen coaches die tegen het vaste bedrag coachen.
Vanuit Martien Roodenburg en anderen komen er meerdere ideeën de aanpak van sponsoring. Rene Vlaanderen geeft aan dat er genoeg ideeën zijn, maar dat tot dusver de mankracht en tijd ontbreekt om deze goed uit te voeren. Wel is er onlangs een nieuwe sponsorcommissie gecreëerd die met een aantal taken kan starten. Hoe omvangrijker deze groep is, hoe beter, en alle geïnteresseerden zijn dan ook van harte welkom.
De begroting wordt in zijn voorgelegde vorm vastgesteld door de vergadering; het bestuur krijgt mandaat om dit financiële beleid uit te voeren in het komende seizoen.

7. Contributies 2019/2020
Voortlopend op de begroting voor het lopende seizoen legt de penningmeester de hoogte van de contributiebedragen voor. Deze zijn enkel licht verhoogd ten opzichte van de bedragen van het afgelopen seizoen. Dat komt enerzijds omdat er een indexering is toegepast welke de inflatie volgt (en vervolgens is afgerond) conform de afspraken in de statuten en het huishoudelijk reglement. Daarnaast is er bij het bespreken van de eerdere financiële stukken reeds ingegaan op de verhoging van de bondscontributie die het afgelopen seizoen is doorgevoerd. Deze heeft geleidt tot meer kosten in het afgelopen seizoen waar tegenover geen extra inkomsten konden worden gezet. Om deze kosten terug te verdienen is er besloten om deze eenmalig extra toe te voegen aan de contributie. Daarnaast zullen de verhoogde bondscontributies nogmaals worden opgenomen omdat deze blijvend zijn verhoogd.
Samengevat zijn de volgende verhogingen doorgevoerd: 5 euro indexering, vaste verhoging 5 euro vanwege verhoogde bondscontributie + eenmalig extra bedrag van 5 euro om de gemaakte onverwachte kosten aan bondscontributie van het afgelopen seizoen te dekken.
Voor 2 teams, de U14-1 en U16-1, zijn de contributies verlaagd daar zij lager zijn gaan spelen ten opzichte van vorig seizoen.
De contributiebedragen worden door de vergadering vastgesteld.
De inning van de contributie zal dit seizoen wederom weer lopen via Clubcollect. Er is gekozen om het gehele bedrag in een maal te laten factureren. Er spelen wel enkele vragen, onder andere van Marten Dalderup (of er ook in termijnen kan worden betaald) en van Youssef el Rabbaj (of de factuur ook via de mail wordt verstuurd). Om deze te beantwoorden voor alle leden zal er een duidelijke mail worden verstuurd tegelijk met de facturering van de contributie. Een opmerking vanuit de vergadering is dat er vanuit het bestuur sneller geageerd moet worden op leden die niet betalen, of aangeven niets te hebben ontvangen.

8. Invulling bestuurstaken

(nieuw voorgedragen Michael Laarman, herkiesbaar Jordy Laarman & Tobias Draak, tweede jaar Peter Haarms, François Tabak en Rene Vlaanderen)
Volgens het aftreedrooster gaan de bestuursleden Peter Haarms (voorzitter), François Tabak (algemeen lid) en Rene Vlaanderen (lid Technische Zaken A-lijn) hun tweede jaar in. Jordy Laarman (penningmeester) en Tobias Draak (secretaris) stellen zichzelf herkiesbaar. Michael Laarman is een nieuw voorgedragen bestuurslid; het voorstel is om hem de rol van vicevoorzitter te laten innemen. Nils van Zoolingen (wedstrijdsecretariaat) en Anya Heijm (ledenadministratie) blijven aan in hun rol als ondersteuner van het bestuur.

De vergadering stemt per acclamatie in met de invulling van het bestuur voor het komende seizoen.

9. Benoeming Kascommissie
Wytse Goud geeft aan in de kascommissie te willen voor zijn tweede termijn. Martien
Roodenburg biedt zichzelf aan om naast hem in de commissie plaats te nemen. De vergadering stemt in met de invulling van de kascommissie.

10. Rondvraag
Naar aanleiding van het gewijzigde reglement heeft Massoud Bourjouane de vraag of er ook huisregels zijn waaraan leden en toeschouwers zich dienen te houden. Dit vanwege enkele recente incidenten met wangedrag rondom wedstrijden. Er zijn ooit regels opgesteld, maar deze moeten worden geactualiseerd en kenbaar worden gemaakt binnen de vereniging. Dit punt wordt opgepakt binnen het bestuur (ook met het oog op de afspraken rondom het Veilig Sportklimaat).
Wybo Jurgens uit zijn terechte frustratie over het feit dat er zo weinig aanwezigen zijn op de ALV. Dit weerspiegelt dat er te weinig binding is met de vereniging vanuit de teams. De rest van de aanwezigen onderstreept deze bevindingen, deze opkomst is zeer slecht. Pieter van Blaricon oppert om in te stellen dat elk team verplicht een of twee personen dient te sturen. Het bestuur geeft aan te kijken of deze opzet of een andere kan leiden tot een betere opkomst volgend jaar.
Massoud Bourjouane geeft wel aan dat hij vindt dat er te weinig is gecommuniceerd over de ALV. Andere aanwezigen geven ook dat dit bijvoorbeeld geldt voor de communicatie rondom scheidsrechterstaken. Het bestuur erkent dat er hier winst te behalen valt en dat een actieve benadering nodig is om de leden te informeren en stimuleren.
Tweede punt van Wybo Jurgens is dat het erg rustig is bij wedstrijden van de Heren 1, wat toch juist een publiekstrekker zou moeten zijn waar de hele vereniging kan komen kijken. Bij de U21 op vrijdagavond is het weliswaar iets drukker, maar hier kan het ook nog voller en leuker worden. Ook kunnen er acties worden georganiseerd rondom deze wedstrijden, bijvoorbeeld de verkoop van de merchandise of een loterij. Het bestuur geeft aan te zullen kijken naar hoe hier invulling aan kan worden gegeven, en hoe er meer mensen naar deze wedstrijden kunnen worden getrokken.
Michael spreekt als laatste zijn waardering uit voor het bestuur dat het afgelopen seizoen wederom veel werk heeft verricht met een kleine groep.
De voorzitter spreekt zijn dank uit voor deze steun en sluit vervolgens, na nogmaals dank te hebben uitgesproken voor de aanwezigheid en input van iedereen, de  vergadering. Op naar een mooi basketballseizoen 2019/2020!